Uniunea Europeana incurajeaza renuntarea la documentele tiparite, in favoarea unui mod de lucru paperless

Uniunea Europeana incurajeaza renuntarea la documentele tiparite, in favoarea unui mod de lucru paperless certificat digital calificatsemnatura electronicago paperlesscertsign

Costul unui document tiparit nu este costul unei coli de hartie. Este costul resurselor pe care le consumi ca sa il creezi, multiplici, transmiti, pastrezi si distrugi, al tuturor instrumentelor de care ai nevoie ca sa faci toate aceste lucruri si al timpului pierdut de angajatii care lucreaza cu el.
Acesta este motivul pentru care companiile care, datorita domeniului lor de activitate (telecom,  energie, bancar, etc.),  generau volume mari de documente tiparite – contracte, facturi etc. – au migrat catre un mod de lucru electronic, folosind instrumente precum semnatura electronica, marcarea temporala si arhivarea electronica.
 
Totusi, in lipsa unei legislatii europene clare privind serviciile electronice de incredere, aceste companii nu puteau folosi aceleasi instrumente in relatia cu furnizorii sau clientii lor din alte state membre UE.
 
Legislatia europeana de care era nevoie

In iulie 2016, Uniunea Europeana a umplut acest vid legislativ, adoptand Regulamentul UE 910/2014 (eIDAS) privind identificarea electronica si serviciile de incredere pentru tranzactiile electronice pe piata interna.
 
Regulamentul eIDAS asigura recunoasterea reciproca si acceptarea sistemelor electronice de identificare in toate statele membre UE, astfel incat valoarea legala a unei semnaturi electronice este recunoscuta in toate statele membre UE.
 
Creste nivelul de incredere si siguranta tranzactiilor electronice
 
Pentru a furniza servicii de incredere in conditiile stabilite de Regulamentul eIDAS, fiecare furnizor de astfel de servicii trebuie sa parcurga un audit de securitate, alegand un auditor inclus  in lista agreata la nivelul UE, prin care sa demonstreze ca respecta cerintele Regulamentului, bunele practici in domeniul securitatii informatice si standardele recunoscute la nivel european. Unul din cele mai bune exemple in acest sens este certSIGN care a ales sa se auditeze cu o companie de top din Franta.
 
Ce castigi prin utilizarea solutiilor paperless
 
Prin renuntarea la hartie si la fluxurile de documente tiparite, in favoarea unui mod de  lucru electronic („biroul paperless”), renunti si la costurile fluxurilor de lucru bazate pe documente, reducand cu peste 30% costurile operationale. Totodata, economisesti timp pretios si castigi eficienta.
 
Acum ai toate instrumentele necesare pentru a lucra exclusiv cu documente electronice si o legislatie europeana solida care defineste conditiile in care poti da unui document electronic valoare legala recunoscuta in toate statele membre UE, utilizand un instrument la indemana oricarei companii: certificatul digital calificat (cu ajutorul caruia este creata semnatura electronica).