Start in afaceri: Procedura de implementare a Programului national multianual de infiintare si dezvoltare de incubatoare tehnologice si de afaceri

1.2. Liniile directoare de dezvoltare a prezentului Program sunt trasate si dezvoltate de Ministerul Economiei prin Directia Implementare Programe pentru IMM. Implementarea Programului, este efectuata de Oficiile Teritoriale pentru Intreprinderi Mici si Mijlocii si Cooperatie, denumite in continuare OTIMMC si administratorii de incubator, care au rolul de agentii de implementare, conform atributiilor si responsabilitatilor stabilite prin prezenta procedura. Programul consta in infiintarea de noi Incubatoare de Afaceri, dezvoltarea celor existente si crearea unei retele de incubatoare de afaceri in Romania, care va permite in principal: 

a) crearea unui mediu de afaceri favorabil dezvoltarii si cresterii IMM-urilor; 

b) promovarea culturii antreprenoriale si imbunatatirea performantelor manageriale; 

c) consolidarea unui sector privat dinamic, capabil sa faca fata fortelor concurentiale si competitiei internationale; 

d) cresterea numarului de activitati economice competitive, intarirea climatului investitional,  precum si reducerea ratei somajului in zonele-tinta;

e) dezvoltarea  si cresterea numarului de activitati non-agricole in  zonele din mediu rural  prin infiintarea de noi incubatoare;

f) dezvoltarea mediului economic local, regional, national si international, prin utilizarea mai eficienta a potentialului economic si uman existent in zona; 

g) infiintarea si dezvoltarea de IMM-uri inovative, capabile sa utilizeze in mod eficient resursele existente si care, la finalul perioadei de incubare, se vor afla intr-o situatie stabila din punct de vedere financiar; 

h) crearea unei relatii eficiente intre potentialul tehnologic si antreprenorial al zonelor-tinta; 

i) dezvoltarea unei infrastructuri de afaceri capabile sa faca fata presiunilor concurentiale; 

j) favorizarea accesului IMM-urilor incubate la informatii, servicii de consultanta profesionala, surse de finantare, precum si la servicii si echipamente specifice; 

k) cresterea numarului de locuri de munca si dezvoltarea economica a regiunilor-tinta; 

l) promovarea unei cooperari stranse intre principalii parteneri la nivel national, regional si local pentru realizarea unei dezvoltari economice sustinute; 

m) corelarea activitatilor Incubatoarelor de Afaceri cu cele ale operatorilor economici existenti in zona; 

n) crearea si consolidarea unei retele nationale de incubatoare de afaceri. 

1.3. Prezenta Procedura instituie o schema transparenta de ajutor de minimis. Acordarea ajutoarelor de minimis in cadrul Programului se va face numai cu respectarea criteriilor privind ajutorul de minimis prevazute de Regulamentul (CE) nr. 1.407/2013 al Comisiei din 18 decembrie 2013 privind aplicarea articolelor 107 si 108 din Tratatul ajutoarelor de minimis. 

1.4. Prezenta schema nu intra sub incidenta obligatiei de notificare catre Comisia Europeana, in conformitate cu prevederile Regulamentului (CE) nr. 1.407/2013. 

1.5. Schema se aplica pe intregul teritoriu al Romaniei, in toate cele 8 regiuni de dezvoltare, asa cum sunt definite de legea nr. 315/2004 privind dezvoltarea regionala in Romania

1.6. Cadrul legal 

Programul se deruleaza conform: 

a) prevederilor Strategiei de stimulare a dezvoltarii retelei nationale de incubatoare de afaceri, aprobata prin Hotararea Guvernului nr. 290/2006, cu modificarile si completarile ulterioare; 

b) prevederilor anexei nr. 3/35/26 la Legea bugetului de stat pe anul 2014 nr. 356/2013; 

c) prevederilor art. din Hotararea Guvernului nr. 47/2013, privind infiintarea, organizarea si functionarea Ministerului Economiei , cu modificarile si completarile ulterioare; 

d) prevederile Regulamentul (CE) nr. 1.407/2013 al Comisiei din 18 decembrie 2013 privind aplicarea articolelor 107 si 108 din Tratatul ajutoarelor de minimis, publicat in Jurnalul Oficial al Uniunii Europene, seria L, nr.352 din 24 decembrie 2013.

2. Bugetul Programului 

2.1. Bugetul Programului pentru anul 2014, prevazut in anexa nr. 3/35/26 la Legea bugetului de stat pe anul 2014  nr. 356/2013, este  in valoare de 6000000 lei, distribuit conform Planului Anual de Lucru1 . 

2.2. Pentru anul  2014, prin implementarea Programului se estimeaza acordarea de alocatii financiare nerambursabile pentru un numar de 100  IMM-uri, finantarea a 5 incubatoare noi si a 10 incubatoare existente. 

2.3.  In cadrul Programului, autoritatile publice locale partenere vor pune la dispozitia incubatoarelor de afaceri spatii cu titlu gratuit si facilitatile necesare pentru a asigura functionalitatea acestora in beneficiul IMM-urilor selectate. 

2.4. Contravaloarea alocatiei de la bugetul Programului pentru constructia si/sau renovarea/reabilitarea si amenajarea fiecarei  noi locatii care va fi inclusa in Program cu destinatia de  incubator de afaceri este de maximum 500.000 lei si de maximum 200.000 lei pentru reabilitarea/renovarea si reamenajarea cladirii incubatorului la inceputul fiecarui nou  ciclu de incubare. Achizitionarea serviciilor se va face de catre Autoritatea locala/Administratorul de Incubator, cu respectarea reglementarilor in vigoare privind achizitiile publice.

2.5. Prin Program sunt alocate fonduri pentru achizitionarea de echipament IT&C si mobilier pentru utilarea fiecarui nou incubator, in limita maxima de 150.000 lei. La sfarsitul fiecarui ciclu de incubare, daca uzura morala si fizica a echipamentelor IT le face inutilizabile, la solicitarea _______________________________

1. Planul Anual de Lucru contine repartizarea bugetului pe categorii de cheltuieli si este anexa la prezenta procedura. 

Administratorului de Incubator cu aprobarea OTIMMC si cu avizul Directiei Implementare Programe pentru IMM, in limita fondurilor disponibile, se pot inlocui respectivele echipamente. Achizitionarea echipamentelor IT&C si a mobilierului se va face de catre Administratorul de Incubator, conform prevederilor de la pct. 2.7.1. din prezenta procedura.

2.6. Prin Program se pot aloca  fonduri  in valoare de maxim 6.000 lei/ciclu 1 de incubare pentru  proiectarea si gazduirea unui site web propriu al Incubatorului in care sa se prezinte activitatea acestuia, firmele incubate si activitatea lor si in limita fondurilor disponibile, 2.000 lei pentru urmatoarele cicluri de incubare pentru imbunatatirea/dezvoltarea/mentenanta site-ului existent. Alocarea acestor fonduri se va face la cererea Administratorului de Incubator, cu aprobarea OTIMMC si cu avizul Directiei Implementare Programe pentru IMM. Achizitionarea serviciilor se va face de catre Administratorul de Incubator, conform prevederilor de la pct. 2.7.1. din prezenta procedura.

2.7. Fondurile destinate Programului distribuite cu titlu de alocatii financiare nerambursabile sunt:

a) alocatii financiare nerambursabile oferite fiecarei firme incubate, la intrarea in incubatorul de afaceri,  pentru ca aceasta sa isi achizitioneze in valoare de maxim 20.000 lei, echipamente tehnologice (masini, utilaje si instalatii de lucru), site, echipamente IT, soft si licente, mobilier, aparatura birotica, autoutilitare in directa legatura cu activitatile codului CAEN autorizat pentru care solicita finantare,  cu exceptia vehiculelor de transport rutier de marfuri, solicitate de interprinderile care efectueaza transport rutier de marfuri in numele tertilor, sisteme de protectie a valorilor umane si materiale, aparate si instalatii de masurare, control si reglare in directa legatura cu activitatile codului CAEN autorizat pentru care solicita finantare, sumele vor fi alocate numai  dupa efectuarea serviciilor si emiterea facturii;

b) alocatii financiare nerambursabile oferite fiecarei firme incubate, in valoare de maxim 5.000 lei, pe parcursul perioadei de incubare, pentru servicii de consultanta specializata, la cererea firmei, inaintata de catre Adminstrator catre OTIMMC; sumele vor fi alocate numai  dupa efectuarea serviciilor si emiterea facturii. In termen de 5 zile de la efectuarea cheltuielilor,  firmele incubate vor prezenta documente justificative care sa ateste desfasurarea consultantei:Contracte de servicii( In contract se vor preciza perioada de desfasurare a activitatii si tematica serviciilor de consultanta furnizate. Toate documentele se vor depune in copie, cu mentiunea “ conform cu originalul”,  stampila si semnatura reprezentantului legal al firmei sau  persoanei imputernicite.), Factura fiscala/chitanta fiscala, Ordine de plata, Copie dupa extrasul de cont, Copie dupa materialele elaborate in cadrul contractelor incheiate cu furnizorii de servicii de consultanta; 

c) alocatii financiare nerambursabile oferite fiecarui incubator, pentru rambursarea in limita a 3.000 lei/an/IMM, a costurilor cu utilitatile si serviciile conexe (apa-canalizare, electricitate, gaz metan, incalzire, telefonie, internet, salubrizare, curatenie, deratizare-dezinsectie);

d) la cererea Administratorilor de Incubatoare, in baza solicitarilor firmelor incubate, prin Program se pot aloca cu  aprobarea OTIMMC si avizul Directiei Implementare Programe pentru IMM, in limita bugetului disponibil si conform Planului Anual de Lucru, fonduri suplimentare destinate beneficiarilor Programului, pentru cofinantarea unor activitati precum: participarea la targuri, expozitii, activitati de promovare,  dar nu mai mult de 70% din costul produsului/serviciului achizitionat si nu mai mult de 9.000 lei beneficiar/ciclu de incubare. Firmele incubate vor dovedi printr-un memoriu justificativ necesitatea fondurilor suplimentare, precum si relevanta activitatilor si a achizitiilor respective pentru dezvoltarea afacerilor lor, sumele vor fi alocate numai  dupa efectuarea serviciilor si emiterea facturii. Firmele incubate vor prezenta documente justificative care sa ateste participarea: liste participanti, Contractul cu organizatorul targului/expozitiei, Ordin de deplasare cu stampila organizatorului, Factura fiscala, Documente plata - bilete pentru mijloacele de transport(daca este cazul), Ordine de plata/chitanta fiscala, Dispozitii de plata valutara externa(daca este cazul), Asigurare auto si carte verde (daca este cazul), Foaie de parcurs (daca este cazul), Declaratie de export temporar (pentru mostre), Copie dupa extrasul de cont, Mostre pentru materialele de promovare realizate(logo, pliante, brosuri, link web), etc. 

2.7.1. Alocarea sumelor prevazute la punctele 2.5, 2.6 si 2.7. punctul a), se poate face numai cu aprobarea OTIMMC si avizul dat de Directia Implementare Programe pentru IMM, pe baza centralizatorului intocmit de administratorul incubatorului, cu necesarul solicitat si justificarea acestuia si  pe baza dovezii achizitionarii bunurilor si serviciilor eligibile in conditii de piata, respectiv intocmirea unui dosar de achizitie care sa cuprinda: cereri de oferta(minimum 3), ofertele primite,  datele de identificare ale ofertantului, un proces verbal semnat de reprezentantul legal al firmei incubate prin care sa fie justificata alegerea ofertei castigatoare, contractul/contractele cu furnizorul/furnizorii. Orice modificare intervenita in dosarul de achizitie aprobat trebuie supusa aprobarii OTIMMC si avizarii Directiei Implementare Programe pentru IMM. OTIMMC va transfera fondurile destinate IMM-urilor incubate prin intermediul Administratorilor de Incubatoare, care au rolul de agentie de implementare, conform prevederilor art. 26^2 alin 4) din Legea nr. 346/2004 privind stimularea infiintarii si dezvoltarii intreprinderilor mici si mijlocii cu modificarile si completarile ulterioare.  Pentru punctul 2.7 litera c) nu se solicita intocmirea dosarului de achizitie mentionat mai sus.

2.8. Prin Program sunt alocate fonduri pentru plata serviciilor Administratorului Incubatorului de Afaceri in valoare de maxim 190.000 lei /ciclu de incubare, si in plus, 9.000 lei/an, pentru organizarea de evenimente, asa cum sunt ele prevazute in documentele specificate la punctul 4.1.2.1. lit. g)  in prezenta procedura.

2.9. La cererea Administratorilor de Incubatoare, prin Program, se pot aloca cu aprobarea OTIMMC si avizul Directiei Implementare Programe pentru IMM, in limita bugetului disponibil si conform Planului Anual de Lucru, fonduri suplimentare in valoare maxima de 300.000 lei/incubator destinate:

a) extinderii spatiilor Incubatoarelor de Afaceri, in conditiile in care mai exista cereri ferme ale firmelor care doresc a fi incubate; 

b) imbunatatirii conditiilor de lucru in Incubatoarele de Afaceri, in cazul in care aceste conditii nu mai permit desfasurarea  activitatii intr-un mediu adecvat; 

c) reabilitarii/reamenajarii spatiilor Incubatoarelor, in cazul in care acestea au fost avariate, deteriorate, pentru a permite desfasurarea activitatii in cadrul Incubatorului;  

Achizitionarea serviciilor se va face de catre Autoritatea locala/Administratorul de Incubator, conform prevederilor de la pct. 2.7.1. din prezenta procedura.

 

3. Etapele infiintarii Incubatoarelor de Afaceri.

3.1.  Autoritatea Publica Locala sau autoritatea privata relevanta la nivel national, cu experienta in domeniul antreprenoriatului va solicita Directiei Implemementare Programe pentru IMM, admiterea in Program. Autoritatea privata relevanta la nivel national, cu experienta in domeniul antreprenoriatului poate solicita admiterea in program numai pentru infiintarea si dezvoltarea de IMM-uri inovative.

3.2. Solicitarea Autoritatii Publice Locale/autoritatii private relevante la nivel national, cu experienta in domeniul antreprenoriatului va trebui sa contina obligatoriu urmatoarele elemente:

a) mentiunea daca exista deja spatii/locatii care ar putea avea destinatia de Incubator de Afaceri (spatii pentru birouri, sala de conferinte, de instruire, de productie);

b) mentiunea daca exista posibilitatea construirii unui Incubator de Afaceri;

c) bugetul disponibil din partea Autoritatii Publice Locale/autoritatii private relevanta la nivel national, cu experienta in domeniul antreprenoriatului pentru realizarea Incubatorului;

d) obligatia autoritatii private relevante la nivel national, cu experienta in domeniul antreprenoriatului ca va infinta/dezvolta un incubator pentru infiintarea si dezvoltarea de IMM-uri inovative.

3.3. In urma solicitarii Autoritatii Publice Locale/autoritatii private relevante la nivel national, cu experienta in domeniul antreprenoriatului, Directia Implementare Programe pentru IMM va solicita de la OTIMMC din raza caruia exista solicitarea de deschidere a unui incubator, o analiza socio-economica privind oportunitatea infiintarii unui Incubator de Afaceri.

3.4. In cazul in care, din analiza socio-economica reiese ca este oportuna infiintarea unui Incubator de Afaceri, se inainteaza propunerea catre Directia Implementare Programe pentru IMM pentru a primi acordul pentru noua investitie. Ulterior, se incheie un Acord de Finantare intre OTIMMC si Autoritatea Publica Locala /autoritatea privata relevanta la nivel national, cu experienta in domeniul antreprenoriatului (Anexa nr. 1).

3.5. Autoritatea Publica Locala/autoritatea privata relevanta la nivel national, cu experienta in domeniul antreprenoriatului va pune la dispozitia Administratorului de Incubator, selectat de catre OTIMMC, in conformitate cu prevederile de la pct. 4.1, din prezenta procedura, spatiul Incubatorului. Administratorul de Incubator va dota si utila acest spatiu cu mobilier si echipamente IT&C in conformitate cu prevederile pct. 2.5 din prezenta procedura.

3.6. In cazul in care Autoritatea Publica Locala/autoritatea privata relevanta la nivel national, cu experienta in domeniul antreprenoriatului nu dispune de o cladire corespunzatoare pentru a fi utilizata ca Incubator de Afaceri, OTIMMC poate aproba, cu avizul Directiei Implementare Programe pentru IMM folosirea unei cladiri care nu apartine Autoritatilor Publice Locale/autoritatii private relevante la nivel national in domeniul antreprenoriatului, in baza unui contract de inchiriere pe cel putin 9 ani sau construirea unei cladiri noi, cu respectarea alocarii financiare prevazute la pct. 2.4.  

3.7. O etapa cheie in infiintarea Incubatorului o reprezinta selectarea Administratorului Incubatorului, care se efectueaza  conform pct. 4.1. 

3.8. Dupa selectia sa, Administratorul de Incubator va incepe activitatile de promovare si atragere a potentialilor beneficiari ai Programului. 

3.9. OTIMMC va acorda consiliere in perioada de pre-incubare potentialilor beneficiari ai Programului.

3.10. Dupa constituirea unei mase critice de potentiali beneficiari, se va desfasura selectia potentialilor beneficiari ai Programului. Selectarea beneficiarilor Programului se va face in urma evaluarii de catre o comisie formata din Administratorul de Incubator, reprezentanti ai OTIMMC si Autoritatea Publica Locala/autoritatii private relevante la nivel national in domeniul antreprenoriatului, a planurilor de afaceri ale potentialilor beneficiari din perioada de pre-incubare, conform  pct.7. 

4. Administrarea Incubatorului 

4.1. Selectarea Administratorului Incubatorului cu rolul de agentie de implementare. 

4.1.1. Criterii de selectie si procedura de selectare. 

4.1.1.1. Administrator al Incubatorului cu rolul de agentie de implementare, va putea fi desemnat un operator economic juridic, o organizatie nonprofit, constituita in conditiile prevazute de legislatia in vigoare sau o autoritate privata relevanta la nivel national in domeniul antreprenoriatului. Administratorul selectat va avea rolul de agentie de implementare, conform prevederilor art. 26^2 alin 4) din Legea nr. 346/2004 privind stimularea infiintarii si dezvoltarii intreprinderilor mici si mijlocii cu modificarile si completarile ulterioare.

4.1.1.2. Administratorii de incubatoare selectati pana la data intrarii in vigoare a prezentei Proceduri, vor avea rolul de agentie de implementare, conform prevederilor art. 26^2 alin 4) din Legea nr. 346/2004 privind stimularea infiintarii si dezvoltarii intreprinderilor mici si mijlocii cu modificarile si completarile ulterioare, pentru incubatorul de afaceri pe care il administreaza si vor semna act aditional la contractul de administrare.

4.1.2. In conformitate cu prevederile  OUG 34/2006, ofertele solicitantilor vor fi evaluate din punct de vedere tehnic si financiar de catre o comisie de evaluare constituita din reprezentanti ai  OTIMMC si ai Autoritatilor Publice Locale, Comisia va selecta o persoana juridica, care va deveni parte asociata la Contractul de Administrare, denumita in continuare Administratorul Incubatorului. 

4.1.2.1. In procesul de selectare se vor avea in vedere cel putin urmatoarele criterii: 

a) dupa caz, prezentarea de proiecte de consultanta derulate in ultima perioada si rezultatele acestora; 

b) nu se afla in stare de faliment ori lichidare, nu au afacerile administrate de un Administrator judiciar si nu au activitatea comerciala suspendata;  

c) implicarea in gestionarea acestui proiect a personalului si a colaboratorilor calificati, cu experienta in managementul afacerilor, capabili sa ofere beneficiarilor Programului consultanta si alte servicii de dezvoltare a afacerilor; 

d) detinerea de cunostinte si informatii solide privind mediul de afaceri din aria geografica de amplasare a Incubatorului de Afaceri; 

e) capacitatea de a favoriza si dezvolta o  buna relationare a Incubatorului de Afaceri cu Autoritatile Publice Locale, unitatile bancare, institutele de cercetare, institutele de invatamant superior si unitatile economice din aria geografica de amplasare a acestuia; 

f) prezentarea unui plan de promovare pentru perioada de pre-incubare, a unui plan de afaceri si a unui plan de marketing pe durata Contractului de Administrare; 

g) prezentarea unei strategii de monitorizare a beneficiarilor Programului pe parcursul a doi ani post-incubare;

h) strategia pentru infiintarea/dezvoltarea unui incubator pentru IMM inovative in cazul unei autoritati private relevante la nivel national in domeniul antreprenoriatului.

 

4.1.3. Contractul de prestare servicii

4.1.3.1. In urma selectiei Administratorului de Incubator, se incheie un Contract de prestare servicii(Anexa nr. 2 ) intre OTIMMC, autoritatile publice locale/ autoritatea privata relevanta la nivel national in domeniul antreprenoriatului si Administratorul selectat, pe o perioada formata din  perioada de preincubare  + 3 ani ciclu de incubare  + 2 ani monitorizare a firmelor ce au fost incubate). OTIMMC si autoritatile publice locale/ autoritatea privata relevanta la nivel national in domeniul antreprenoriatului pot decide ca semnarea contractului sa se faca in prima faza doar pentru pentru perioada de preincubare + primul an ciclu de incubare, urmand ca in urma raportului de evaluare pentru primul an de ciclu de incubare sa se decida continuarea contractului.

4.1.3.2. In baza acestui contract, Autoritatile Publice Locale/autoritatile private relevante la nivel national, cu experienta in domeniul antreprenoriatului vor pune la dispozitia Administratorului, cu titlu gratuit, cladirea Incubatorului de Afaceri pe o perioada de minimum 9 ani. Aceasta va fi racordata la utilitati: energie electrica, energie termica, apa, gaze, servicii de telefonie si internet. 

4.1.3.3. Administratorii care au parcurs cu succes un ciclu de incubare de 3 ani au dreptul sa solicite semnarea unui alt Contract de prestare servicii pentru noul ciclu de incubare, in termenii si conditiile stipulate de Procedura Programului.

4.1.4. In cazul in care Administratorul Incubatorului nu isi respecta din culpa obligatiile contractuale sau in urma raportului de evaluare se constata ca rezultatele incubatorului nu sunt satisfacatoare, OTIMMC, cu acordul prealabil sau la cererea Directiei Implementare Programe pentru IMM, va putea impune penalitati sau, dupa caz, va putea  chiar solicita rezilierea Contractului de prestare servicii, in conformitate cu conditiile contractuale stabilite. 

4.1.5. Excluderea unui Administrator de Incubator din cadrul Programului va determina inlocuirea acestuia cu o persoana juridica eligibila pentru aceasta functie, selectionata in conditiile stabilite la pct 4.1.1. Pe toata perioada de vacanta a functiei, interimatul va fi asigurat in conformitate cu instructiunile stabilite de OTIMMC.  

4.1.6. Contravaloarea serviciilor prestate si garantia de buna executie 

4.1.6.1. Pentru toata perioada de desfasurare a Contractului de prestare servicii, Administratorul Incubatorului va beneficia de o plata pentru servicii de maxim 190.000, suma ce va fi virata de OTIMMC dupa semnarea Contractului. Aceasta suma este compusa din: 10.000 lei pentru perioada de preincubare, 50.000 lei/an pentru fiecare din cei 3 ani de incubare si 15.000 lei/an pentru fiecare din cei 2 ani de monitorizare. OITMMC si autoritatile publice locale/autoritatile private relevante la nivel national, cu experienta in domeniul antreprenoriatului pot decide daca suma se plateste pentru intreaga perioada dupa semnarea contractului sau daca plata se face anual.

4.1.6.2. Garantia de buna executie a Contractului de prestare servicii se constituie prin retinerea din suma destinata administrarii Incubatorului a 10% din cuantumul acesteia, in favoarea OTIMMC. Garantia de buna executie va fi restituita la finalizarea Contractului de Administrare, dupa prezentarea de catre Administratorul Incubatorului a raportului final de activitate. 

4.1.7. Rolul si responsabilitatile Administratorului Incubatorului 

4.1.8. Administratorul Incubatorului indeplineste rolul de agentie de implementare, conform prevederilor art. 26^2 alin 4) din Legea nr. 346/2004 privind stimularea infiintarii si dezvoltarii intreprinderilor mici si mijlocii cu modificarile si completarile ulterioare si este responsabil pentru aspectele operationale si de conducere ale Incubatorului de Afaceri.

4.1.9. Administratorul Incubatorului are urmatoarele responsabilitati si atributii: 

a) semneaza un contract de prestare servicii cu Autoritatea Publica Locala si OTIMMC sau cu OTIMMC in cazul autoritatii private relevante la nivel national, cu experienta in domeniul antreprenoriatului;

b) semneaza contracte de incubare cu beneficiarii Programului; 

c) organizeaza promovarea locala a Programului, in perioada de pre-incubare (publicitate, materiale promotionale etc.), in scopul atragerii de minim 40 de potentiali beneficiari ai Programului, care vor participa, in maxim doua grupe, la cursurile de instruire oferite in aceasta perioada si din care se vor selectiona beneficiarii Programului;

d) presteaza potentialilor beneficiari ai Programului servicii de asistenta in procesul de pre-incubare; 

e) convoaca comisia de selectie a beneficiarilor Programului;

f) presteaza servicii de consultanta specializata, contra cost, la cererea firmelor incubate;

g) organizeaza minim 9 evenimente pe an, relevante pentru cresterea vizibilitatii firmelor incubate, a Incubatorului de Afaceri si a Programului, acestea fiind aprobate in prealabil de OTIMMC;

h) asigura utilizarea optima si in conformitate cu scopul Programului a spatiilor si a mijloacelor fixe aflate in dotarea Incubatorului; 

i) incheie un contract de asigurare a cladirii, a mobilierului si a echipamentelor IT&C puse la dispozitie de catre Directia  prin OTIMMC, a carui contravaloare va fi repartizata pe parcursul anului in taxa de administrare perceputa firmelor incubate;

j) elaboreaza trimestrial rapoarte privind stadiul de realizare a Programului si rapoarte financiare, pe care le inainteaza catre OTIMMC; 

k) asigura monitorizarea activitatii beneficiarilor Programului pe toata perioada contractului (3ani+2ani) si transmite catre OTIMMC rapoarte trimestriale privind activitatea firmelor incubate; 

l) devine membru  al  Asociatiei Incubatoarelor si Centrelor de Afaceri din Romania (AICAR) ;

m) informeaza OTIMMC/ Directia Implementare Programe pentru IMM despre activitatile organizate, serviciile si cheltuielile efectuate, pune la dispozitia acestora documente justificative, in vederea verificarii acestora la sediul incubatorului de catre OTIMMC;

n) verifica efectuarea cheltuielilor prevazute la pct.2.7 precum si existenta/corectitudinea documentelor justificative prezentate de catre firmele incubate pentru justificarea cheltuielilor mentionate mai sus, transmite aceste documente justificative catre OTIMMC, recupereaza pe cale amiabila, sumele necheltuite si pe cele cheltuite necorespunzator si informeaza OTIMMC asupra procesului de recuperare si asupra oricaror aspecte neconforme sesizate in legatura cu justificarea cheltuielilor mentionate mai sus;

o) indeplineste rolul de agentie de implementare, conform prevederilor art. 26^2 alin 4) din Legea nr. 346/2004 privind stimularea infiintarii si dezvoltarii intreprinderilor mici si mijlocii cu modificarile si completarile ulterioare si transfera firmelor incubate sumele primite de la Departamentul pentru IMM, Mediul de Afaceri si Turism/OTIMMC.

4.1.10. Administratorii de incubator, care au deja contracte de administrare semnate vor semna un act aditional la contractul de administrare referitor la rolul si atributiile administratorului de incubator, conform prezentei proceduri.

4.1.11. Verificarea cheltuielilor efectuate de administratorul incubatorului, precum si eventuala recuperare a sumelor cheltuite fara documente justificative, se face de catre OTIMMC, conform punctului 9.4 litera k, Atributiile OTIMMC.

 

5. Beneficiari eligibili

5.1.  Beneficiarii Programului sunt potentiali intreprinzatori care intentioneaza sa infiinteze o intreprindere in conformitate cu legislatia nationala (IMM-uri nou-infiintate) sau intreprinderi deja existente (IMM-uri cu istoric de functionare), care se incadreaza in categoria IMM-urilor, stabilite de Legea nr. 346/2004 privind stimularea infiintarii si dezvoltarii intreprinderilor mici si mijlocii, cu modificarile si completarile ulterioare (lege care transpune in legislatia nationala Recomandarea CE nr. 361 din 6 mai 2003, publicata in Jurnalul Oficial al UE nr. L124 din 20 mai 2003), precum si criteriile de eligibilitate prevazute in prezenta Procedura. 

5.2.  In cadrul Programului sunt definite ca IMM-uri nou-infiintate acele societati care indeplinesc cumulativ urmatoarele conditii: 

a) firmele infiintate de intreprinzatorii selectati  in etapa selectiei planurilor de afaceri si care prezinta, in termen de 30 de zile de la data selectiei, dovada inmatricularii intreprinderii la Oficiul registrului comertului de pe langa tribunalul unde isi are sediul intreprinderea

b) firmele infintate in anul in care solicita includerea in incubator; 

c) au sediul social sau infiinteza un punct de lucru in regiunea arondata Incubatorului de Afaceri care face obiectul prezentei Proceduri; 

d) se incadreaza in categoria IMM-urilor si sunt clasificate ca intreprinderi autonome, potrivit Legii nr. 346/2004, cu modificarile si completarile ulterioare;

e) au ca obiect principal de activitate productia de bunuri si/sau prestari de servicii;

5.3. In cadrul Programului sunt definite ca IMM-uri cu istoric de functionare IMM-urile care la data depunerii cererii de participare in cadrul Programului au o perioada de functionare de pana la 2 ani si indeplinesc cumulativ urmatoarele conditii: 

a) au sediul social sau infiinteza un punct de lucru in regiunea arondata Incubatorului in care sunt amplasate Incubatoarele de Afaceri care fac obiectul prezentei Proceduri; 

b) se incadreaza in categoria IMM-urilor si sunt clasificate ca intreprinderi autonome, potrivit Legii nr. 346/2004, cu modificarile si completarile ulterioare; 

c) au un numar mediu scriptic de minimum un salariat in anul fiscal anterior incubarii; 

d) au ca obiect principal de activitate productia de bunuri si/sau prestari de servicii; 

e) nu sunt in stare de faliment ori lichidare, nu au afacerile administrate de un judecator-sindic, nu au activitatile comerciale suspendate, nu sunt in stare de dificultate.

5.4. Prezenta schema de minimis nu se aplica pentru: 

a) activitati de pescuit si acvacultura, acoperite de Regulamentul Consiliului (CE) nr. 104/2000:

- 031 - Pescuitul

- 032 - Acvacultura

b) activitati legate de productia primara a produselor agricole asa cum sunt enumerate in anexa 1 la Tratatul de instituire a Comunitatii Europene:

- 011 - Cultivarea plantelor nepermanente

- 012 - Cultivarea plantelor din culturi permanente

- 013 - Cultivarea plantelor pentru inmultire

- 014 - Cresterea animalelor

- 015 - Activitati in ferme mixte (cultura vegetala combinata cu cresterea animalelor)

- 016 - Activitati auxiliare agriculturii si activitati dupa recoltare

- 017 - Vanatoare, capturarea cu capcane a vanatului si activitati de servicii anexe vanatorii

c) activitati de procesare si marketing ale produselor agricole listate in anexa 1 la Tratatul de instituire a Comunitatii Europene, in urmatoarele cazuri:

i) cand cuantumul ajutorului este stabilit pe baza pretului sau a cantitatii produselor de acest tip cumparate de la producatorii primari sau puse pe piata de operatorii economici respectivi;

ii) cand ajutorul este conditionat de a fi partial sau integral cedat producatorilor primari (fermieri);

d) activitati legate de export catre state terte sau state membre, si anume, ajutoarele legate direct de cantitatile exportate, de crearea si functionarea unei retele de distributie sau pentru alte cheltuieli curente legate de activitatea de export;

e) ajutoarele conditionate de utilizarea preferentiala produselor nationale fata de produsele  importate;

f) ajutoarele destinate agentilor economici care activeaza in sectorul carbonifer, asa cum este definit in Regulamentul CE nr. 1.407/2002 privind ajutorul de stat pentru industria carbunelui (CAEN  Rev.2) 

- 051   - Extractia carbunelui superior

- 052   - Extractia carbunelui inferior

- 061   - Extractia petrolului brut

- 062   - Extractia gazelor naturale

- 0721 - Extractia minereurilor de uraniu si toriu

- 0892 - Extractia turbei

- 091   - Activitati de servicii anexe extractiei petrolului brut si gazelor naturale

- 099   - Activitati de servicii anexe pentru extractia mineralelor 

g) ajutoarele pentru achizitionarea vehiculelor de transport rutier de marfa acordate agentilor economici care au ca obiect de activitate prestarea de servicii de transport rutier de marfa contra cost. 

5.5.  Nu beneficiaza de prevederile Programului, fara a se limita la acestea: societatile bancare, societatile de asigurare si reasigurare, societatile de administrare a fondurilor financiare de investitii, societatile de valori imobiliare, societatile cu activitate principala de comert, activitati de intermedieri financiare, activitati auxiliare intermedierilor financiare, activitati de intermedieri imobiliare si din industria carbonifera. 

5.6.  De asemenea, nu pot beneficia de alocatii financiare nerambursabile in cadrul Programului operatorii economici care au primit, cumulat pe parcursul ultimilor 3 ani fiscali (2 ani fiscali precedenti si anul fiscal in curs), ajutoare de minimis (fie din surse publice nationale, fie din surse comunitare) in valoare totala de 200.000 euro (100.000 euro in cazul intreprinderilor care activeaza in sectorul transporturilor). Operatorii economici care vor depasi acest prag prin insumarea alocatiei financiare nerambursabile acordate prin Program cu alte ajutoare de minimis primite in ultimii 3 ani fiscali pot beneficia de finantare numai pana la atingerea plafonului de 200.000 euro (100.000 euro in cazul intreprinderilor care activeaza in sectorul transporturilor). 

 

6. Beneficiarii Programului: beneficii si responsabilitati 

6.1.  Beneficiile firmelor incubate sunt:

a) asigurarea, cu titlu gratuit, de spatii de birouri mobilate si dotate cu echipament IT&C, spatii de productie in limita disponibilitatii;

b) acces la sali de training, sali de conferinte, spatii expozitionale;

c) acces la infrastructura de utilitati  a incubatorului (energie termica, electrica, apa, gaz etc.), acces la telecomunicatii si internet;

d) acces la servicii administrative (curatenie, paza, secretariat) prestate prin intermediul Administratorului Incubatorului;

e) alocatii financiare nerambursabile, conform 2.7.

f) acces servicii de informare si documentare oferite de Administratorul Incubatorului;

g) acces la instruire, consultanta si asistenta in perioada de pre-incubare pentru elaborarea planurilor de afaceri si de marketing, a studiilor de fezabilitate etc.;

h) acces la asistenta pentru dezvoltarea de parteneriate nationale si internationale. 

6.2. Toate beneficiile prevazute la 6.1. au rolul de a sustine dezvoltarea firmelor, astfel incat aceastea sa poata ajunge la un nivel de stabilitate si autonomie care sa le permita functionarea pe cont propriu dupa finalizarea perioadei de incubare, cu sanse crescute de a face fata mediului concurential.

6.3. Serviciile de asistenta si consultanta de specialitate vor fi prestate de Administratorul Incubatorului sau de firme specializate, in functie de solicitarile beneficiarilor Programului.

6.4. Obligatiile beneficiarilor Programului sunt: 

a) Sa semneze Contractul de Incubare cu Adminstatorul Incubatorului, precum si toate modificarile sau completarile subsecvente ale acestuia;

b) Sa aiba la data semnarii contractului cel putin un loc de munca infiintat(doar pentru IMM-uri cu istoric de functionare) si sa infiinteze pana la sfarsitul anului doi de functionare in Incubatorul de afaceri a cel putin 2 locuri  de munca si sa le mentina pe intreaga perioada de incubare; 

c) Sa ia toate masurile necesare pentru a-si  potenta performantele economice;

d) Sa indeplineasca toate obligatiile exigibile de plata a impozitelor, taxelor si datoriilor catre bugetul de stat si/sau bugetele locale; 

e) Sa achite Administratorului de Incubator o taxa de administrare, stabilita conform contractului de incubare, pentru servicii precum: paza, curatenie, secretariat, asigurari, reparatii curente etc.

f) Sa puna la dispozitia OTIMMC orice documente justificative pentru efectuarea platilor din sumele acordate conform Procedurii de Implementare a Programului national multianual pe perioada 2002-2012 de infiintare si dezvoltare de incubatoare tehnologice si de afaceri

6.5. Este obligat sa se mentina in stare de functionare pe toata perioada contractului de incubare (sa nu se retraga din Program inainte de termenul stipulat prin Program, sa nu intre in stare de faliment, lichidare etc). Neindeplinirea din culpa a obligatiilor prezentate mai sus va atrage aplicarea masurilor prevazute la punctul 8.3. 

6.6. Este obligat sa elibereze spatiul din Incubator dupa terminarea perioadei de incubare de 3 ani. Derogari in acest sens se pot obtine numai la recomandarea Administratorului si cu aprobarea Directiei Implementare Programe pentru IMM, insa fara continuarea sprijinului financiar; 

 

7. Evaluarea si selectia beneficiarilor 

7.1.  In vederea obtinerii informatiilor si a documentatiei necesare pentru inscrierea in Program, precum si pentru depunerea solicitarilor de inscriere pentru procesul de instruire, potentialii beneficiari ai Programului se vor adresa Administratorului Incubatorului, la sediul acestuia sau la sediul Incubatorului ori la sediul OTIMMC. 

7.2.  Potentialii beneficiari ai Programului beneficiaza de consiliere oferita conform pct 3.9.

7.3.  Potentialii beneficiari ai Programului vor transmite Administratorului Incubatorului documentatia necesara pentru inscrierea la selectia pentru includerea in Program. Documentatia va cuprinde: 

a) opisul documentelor depuse; 

b) cererea-tip/formular de inscriere, care se completeaza, prin tehnoredactare, in limba romana si poarta semnatura in original a solicitantului; 

c) copia actului de identitate al potentialului intreprinzator/administrator al intreprinderii, autorizat sa semneze cererea-tip si sa sustina planul de afaceri in fata comisiei de evaluare; 

d) planul de afaceri al firmei; 

e) o declaratie pe propria raspundere privind intentia de a infiinta o intreprindere  in maxim 30 de zile de la selectie odata cu admiterea in Incubator si de a angaja cel putin o persoana inainte de semnarea contractului

7.4.  Potentialii beneficiari care au un istoric de functionare vor depune, in plus fata de documentele mentionate la alin. 7.3., urmatoarele: 

a) certificat constatator, in original, in termen de valabilitate la data depunerii documentatiei,  emis de Oficiul Registrului Comertului (ORC) de pe langa tribunalul in a carui raza teritoriala isi are sediul operatorul economic, in care sa se mentioneze in mod obligatoriu urmatoarele informatii: 

   1. datele de identificare; 

   2. codul unic de inregistrare; 

   3. reprezentantii legali ai operatorului economic; 

   4. domeniul de activitate principal; 

   5. domeniile de activitate secundare; 

   6. sediul social; 

   7. puncte de lucru, sedii secundare; 

   8. filiale, sucursale, subunitati ale societatii; 

   9. structura actionariatului; 

   10. situatia societatii (daca este in stare de functionare, dizolvare, reorganizare judiciara, lichidare, insolventa, faliment sau suspendare temporara a activitatii); 

   11. daca nu exista sedii secundare, puncte de lucru, filiale, sucursale, subunitati ale societatii, se specifica acest lucru de catre ORC in certificatul constatator; 

b) copie a actului constitutiv al intreprinderii; 

c) copie a bilantului contabil pentru ultimul an fiscal, vizat si inregistrat de organele competente, semnata pentru conformitate cu originalul de catre reprezentantul legal al intreprinderii; 

d) declaratia pe propria raspundere privind incadrarea in categoria intreprinderilor mici si mijlocii, cuprinzand cifra de afaceri anuala neta, valoarea activelor totale si numarul mediu anual de salariati, conform prevederilor Legii nr. 346/2004, cu modificarile si completarile ulterioare (anexele 4 si 5) la prezenta Procedura (dupa caz); 

e) dovada ca are cel putin un angajat

f) declaratia pe propria raspundere privind ajutoarele de minimis de care a beneficiat in ultimii 2 ani (anexa nr 6); 

g) certificate de atestare fiscala, in termen de valabilitate, in original sau copie legalizata, emise conform prevederilor legale privind indeplinirea obligatiilor exigibile de plata a impozitelor, taxelor si datoriilor la bugetele locale, atat pentru sediul social, cat si pentru toate punctele de lucru (indiferent daca au sau nu cod unic de inregistrare fiscala). Solicitantii care au datorii esalonate, conform certificatelor de atestare fiscala, nu sunt eligibili pentru a accesa Programul. In cazul in care firma nu este inregistrata ca fiind platitoare in cadrul administratiei respective, se solicita o adeverinta; 

h) cazier fiscal in termen de valabilitate la momentul depunerii, emis  de autoritatile competente; 

i) copie a cartii de identitate al/a persoanei care semneaza Contractul de Incubare; 

j) imputernicire semnata si stampilata de reprezentantul legal al solicitantului, in cazul in care o alta persoana decat aceasta semneaza Contractul de Incubare; 

k) dupa caz, alte documente solicitate de Administratorul Incubatorului; 

l) opis cu documentele depuse pentru obtinerea acordului de principiu pentru finantare.

7.5.  Selectia intreprinzatorilor in vederea includerii in Program se va face de o comisie de evaluare din a carei componenta vor face parte reprezentanti ai Autoritatilor Publice Locale, ai OTIMMC si ai Administratorului Incubatorului. In cazul in care Administratorul Incubatorului este o Autoritate privata relevanta la nivel national, cu experienta in domeniul antreprenoriatului, la selectie participa aceasta si reprezentantii OTIMMC.

7.6.  Selectia beneficiarilor se va face in baza unei proceduri de evaluare, elaborata de catre Administratorul Incubatorului si aprobata de OTIMMC. In evaluarea aplicatiilor, comisia de evaluare va tine cont de: fezabilitatea planului de afaceri, capacitatea crearii de locuri de munca, planul de marketing, structura organizationala, resursele financiare, etc. De asemenea, intreprinzatorii vor sustine un interviu in fata comisiei de evaluare. 

7.7. Comisia de evaluare va selecta pentru includerea in Program un numar de minim 16 si maxim 24 intreprinzatori, in functie de spatiile disponibile in cadrul Incubatorului.

7.8. Din numarul total de firme incubate se recomanda ca minim 30% din firme sa fie detinute de catre femei si minim 70% din firme sa fie detinute de catre tineri sub 35 de ani. De asemenea, prioritate in intrarea in Program o au firmele SRL-D, infiintate conform OUG 6/2011 pentru stimularea infiintarii si dezvoltarii microintreprinderilor de catre intreprinzatorii tineri.

7.9. Rezultatul procesului de evaluare va fi comunicat in scris solicitantilor in termen de 5 zile lucratoare de la data evaluarii planurilor. 

7.10. Eventualele contestatii asupra rezultatelor evaluarii vor fi depuse in termen de 3 zile lucratoare de la comunicarea rezultatelor si vor fi solutionate de comisia de evaluare in termen de 3 zile lucratoare de la data depunerii acestora.

8. Contractul de incubare 

8.1.  Beneficiarii Programului vor semna, individual, cu Administratorul Incubatorului, in conditiile stabilite de prezenta Procedura, un Contract de Incubare (Anexa 3) incheiat pe o perioada formata din   3 ani ciclu de incubare si 2 ani pentru monitorizare. 

8.2.  Daca o firma incubata este exclusa sau se retrage din Program in primele 6 luni, aceasta va putea fi inlocuita cu un potential beneficiar eligibil, care a absolvit cursurile de pre-incubare, selectionat in conditiile prevazute de prezenta Procedura, cea din urma beneficiind de tot sprijinul acordat prin Program.

8.3.  In cazul in care oricare dintre beneficiarii Programului nu isi respecta din culpa obligatiile contractuale, precum si in cazul in care un beneficiar vrea sa se retraga sau intra in faliment, Administratorul Incubatorului, dupa notificarea beneficiarului vizat, cu avizul OTIMMC si acordul Directiei Implementare Programe pentru IMM, va rezilia Contractul de Incubare incheiat cu acesta. Rezilierea contractului de incubare va atrage excluderea beneficiarului din cadrul Programului si va da dreptul Directiei Implementare Programe pentru IMM, de a solicita rambursarea integrala a sumelor primite de beneficiarul exclus, cu titlu de alocatii financiare nerambursabile, precum si obligarea acestuia la plata de daune ce au rezultat ca urmare a neindeplinirii obligatiilor contractuale.  

8.4.  In situatia in care beneficiarul nu ramburseaza ajutorul de stat si dobanda aferenta, OTIMMC va proceda la recuperarea sumelor acordate necuvenit conform Ordinului de Ministru nr. 1532/2012.

9. Atributiile Directiei Implementare Programe pentru IMM si OTIMMC 

9.1.   Directia Implementare Programe pentru IMM coordoneaza Programul national multianual de infiintare si dezvoltare de incubatoare tehnologice si de afaceri, iar  atributiile de implemnetare a programului sunt delegate OTIMMC in a carui zona de arondare isi are sediul incubatorul de afaceri.  

9.2.   OTIMMC, va asigura implementarea corespunzatoare a Programului.

9.3.   OTIMMC va  incheia acorduri de finantare cu Autoritatile Publice Locale/ autoritatea privata relevanta la nivel national in domeniul antreprenoriatului, in scopul amenajarii si reabilitarii spatiilor destinate desfasurarii activitatii de incubare. 

9.4.   Atributiile Directiei Implementare Programe pentru IMM sunt urmatoarele: 

a) elaboreaza si asigura aprobarea Procedurii de implementare a Programului si modificarile acesteia, dupa caz, si initiaza si promoveaza, in conformitate cu procedurile dreptului intern, orice act normativ care este necesar pentru implementarea Programului;  

b) asigura virarea sumelor alocate de la bugetul de stat asupra carora s-a cazut de acord pentru Program, asa cum s-a stabilit in acordul de finantare, bugetul Programului si in Planul Anual de Lucru;

c) colaboreaza cu Autoritatile Publice Centrale si Locale in vederea asigurarii sprijinului necesar pentru implementarea Programului; 

d) asigura promovarea Incubatoarelor de Afaceri, pentru a contribui la gradul de constientizare a publicului si crearea unei imagini pozitive privind reteaua nationala de incubatoare de afaceri, prin participarea la conferinte de presa si la alte evenimente mass-media; 

e) poate organiza vizite de lucru si poate participa la evenimentele organizate in cadrul Incubatorului; 

f) asigura incheierea contractele de Administrare cu Autoritatile Publice Locale/autoritatea privata relevanta la nivel national, cu experienta in domeniul antreprenoriatului si cu Administratorii de Incubatoare; 

k)  avizeaza activitatile si unele cheltuieli specificate, aprobate in prealabil de OTIMMC ;

l) urmareste cheltuielile efectuate de catre admistratorul incubatorului si firmele incubate, coordonatorul programului avand obligatia de a gestiona evidenta cheltuielilor efectuate 

Atributiile OTIMMC sunt urmatoarele: 

a) supravegheaza la nivel local indeplinirea tuturor obiectivelor, activitatilor si a strategiei Programului; 

b) asigura promovarea la nivel local a Incubatoarelor de Afaceri, pentru a contribui la gradul de constientizare a publicului si crearea unei imagini pozitive privind reteaua nationala de incubatoare de afaceri, prin participarea la conferinte de presa si la alte evenimente mass-media; 

c) organizeaza vizite de lucru si participa la evenimentele organizate in cadrul Incubatorului;

d) stabileste si mentine comunicarea dintre autoritatile implicate in implementarea Programului, stabileste contacte cu diverse autoritati publice, organizeaza conferinte de presa si alte evenimente mass-media, in vederea promovarii Incubatoarelor de Afaceri si crearii unei imagini pozitive privind reteaua nationala a Incubatoarelor de Afaceri;

e) analizeaza solicitarile de deschidere de noi incubatoare si elaboreaza analize socio-economice privind oportunitatea deschiderii acestora, pe care le inainteaza Directiei Implementare Programe pentru IMM;

f) evalueaza si propun spre aprobare Directiei Implementare Programe pentru IMM, locatiile destinate pentru infiintarea de noi incubatoare de afaceri sau dezvoltarea celor existente pe baza unor analize socio-economice;

g) participa la stabilirea conditiilor specifice acordurilor de finantare, ce se vor incheia intre OTIMMC si Autoritatile Publice Locale in scopul amenajarii si reabilitarii spatiilor destinate desfasurarii activitatii de incubare; 

h) selecteaza, conform prevederilor pct. 4.1.2, din prezenta procedura, Administatorul de Incubator si face parte din comisia de selectie a beneficiarilor Programului; 

i) participa in comisiile de selectie a Adminstratorului de Incubator si a firmelor care vor fi incubate, dupa caz.

j) monitorizeaza la nivel local cheltuielile efectuate de administratorul incubatorului si firmele incubate, intocmeste procese verbale de certificare a cheltuielilor si procese verbale anuale de monitorizare a cheltuielilor si a stadiului implementarii Programului in raport cu obiectivele acestuia; 

k) verifica cheltuielile efectuate din fondurile alocate in cadrul programului de catre administratorul incubatorului precum si existenta/corectitudinea documentelor justificative prezentate de catre acesta pentru justificarea cheltuielilor mentionate mai sus, transmite aceste documente justificative catre Directia Implementare Programe pentru IMM, asupra sumelor de recuperat si asupra oricaror aspecte neconforme sesizate in legatura cu justificarea cheltuielilor mentionate mai sus;

l) Intocmeste procesele verbale de verificare la sediul incubatorului a veridicitatii si conformitatii declaratiilor aferente la activitatile, serviciile si cheltuielile efectuate, intocmeste rapoarte financiare si  rapoarte privind stadiul de realizare a Programului, pe care le transmite Directiei Implementare Programe pentru IMM.

  

10. Raportarea si monitorizarea Programului 

10.1. Activitatile Programului vor fi derulate si monitorizate pe baza Planului Anual de lucru.

10.2. OTIMMC  va inainta catre Directia Implementare Programe pentru IMM, rapoartele financiare si pe cele privind stadiul de realizare a Programului in cadrul incubatoarelor de afaceri din raza teritoriala a OTIMMC: 

a) trimestrial: raport narativ privind stadiul de realizare a Programului; 

b) anual: raport financiar insotit de documentele justificative (cu evidentierea alocatiilor financiare nerambursabile acordate IMM-urilor incubate), raport narativ (cu evidentierea activitatii firmelor incubate, a indicatorilor de performanta realizati, a activitatii administratorilor, precum si a impactului Incubatorului de Afaceri asupra dezvoltarii economice a regiunii). 

10.3. Raportarile referitoare la stadiul de realizare a Programului, precum si cele privitoare la monitorizarea firmelor incubate, intocmite de administratorul Incubatorului, conform punctului 4.1.9. lit. j), vor releva, printre altele, urmatorii indicatori: 

a) Raportare trimestriala:

- numarul de firme incubate; 

- numarul de firme nou-create incubate; 

- obiectele de activitate ale firmelor incubate; 

- numarul de locuri de munca nou-create de fiecare firma incubata; 

- fluctuatia numarului de locuri de munca 

- serviciile prestate in beneficiul firmelor incubate; 

- realizari deosebite ale unor firme incubate; 

- informatii financiare: cifra de afaceri, impozit platit, valoarea investitiilor in mijloacele fixe;

- aria geografica in care activeaza firmele incubate;

b) Raportare anuala:

- costuri de operare ale Incubatorului; 

- alocatiile financiare nerambursabile obtinute de fiecare firma incubata, conform Procedurii; 

- numarul de angajati dedicati administrarii Incubatorului; 

- numarul de firme excluse din Incubatorul de afaceri;

- rata de faliment al firmelor incubate la sfarsitul perioadei de incubare; 

- rata de supravietuire a firmelor la sfarsitul perioadei de monitorizare; 

10.4. Directia Implementare Programe pentru IMM, prin OTIMMC, va monitoriza  permanent ajutoarele acordate, aflate in derulare, si va dispune masurile care se impun in cazul incalcarii conditiilor impuse prin prezenta Procedura sau prin legislatia nationala ori europeana aplicabila la momentul respectiv. 

10.5. Schema de ajutor de minimis va fi publicata integral pe site-ul Departamentului pentru IMM, Mediul de Afaceri si Turism. 

10.6. Raportarea si monitorizarea ajutoarelor acordate in baza prezentei scheme se face in conformitate cu legislatia comunitara si cu prevederile Regulamentului privind procedurile de monitorizare a ajutoarelor de stat, pus in aplicare prin Ordinul Presedintelui Consiliului Concurentei nr.175, publicat in Monitorul Oficial al Romaniei, Partea I, nr.436 din data de 28.06.2007. Furnizorul are obligatia de a transmite Consiliului Concurentei, in formatul si in termenul prevazut de acest regulament, toate datele si informatiile necesare pentru monitorizarea ajutoarelor de stat la nivel national. 

10.7. Furnizorul de ajutor de stat, respectiv Directia Implementare Programe pentru IMM, pastreaza evidenta detaliata a  ajutoarelor acordate in baza prezentei scheme pe o durata de 10 ani de la data la care ultima alocare specifica a fost acordata in baza prezentei scheme. Aceasta evidenta trebuie sa contina toate informatiile necesare pentru a demonstra respectarea conditiilor impuse de legislatia comunitara in domeniul ajutorului de stat.

10.8. Directia Implementare Programe pentru IMM are obligatia de a transmite Consiliului Concurentei, in formatul si in termenul prevazut de Regulamentul privind procedurile de monitorizare a ajutoarelor de stat , toate datele si informatiile necesare pentru monitorizarea ajutoarelor de stat la nivel national. In cazul in care exista indoieli serioase cu privire la datele transmise, Consiliul Concurentei poate sa solicite date si informatii suplimentare si, dupa caz, sa faca verificari la fata locului.

10.9. Monitorizarea acestei scheme de ajutor, conform Regulamentului Consiliului Concurentei privind procedurile de monitorizare a ajutorului de stat pus in aplicare prin Ordinul Presedintelui Consiliului Concurentei nr.175, publicat in Monitorul Oficial al Romaniei, Partea I, nr.436 din data de 28.06.2007, revine Agentiei, care va transmite Consiliului Concurentei informatiile necesare in vederea intocmirii inventarului ajutoarelor de stat, raportului anual privind ajutoarele de stat acordate in Romania si registrului ajutoarelor de minimis.

10.10. Directia Implementare Programe pentru IMM va transmite spre informare Consiliului Concurentei prezenta schema in termen de 15 zile de la data adoptarii acesteia, conform art.6 al Ordonantei de Urgenta Guvernului nr. 117/2006 privind procedurile nationale in domeniul ajutorului de stat, cu modificarile si completarile ulterioare, aprobata prin Legea nr. 137/2007.

10.11. Pe baza unei cereri scrise, Directia Implementare Programe pentru IMM va transmite Comisiei Europene, prin intermediul Consiliului Concurentei, in 20 de zile lucratoare sau in termenul fixat in cerere, toate informatiile pe care Comisia Europeana le considera necesare pentru evaluarea respectarii conditiilor acestei scheme de ajutor de minimis.

11. Dispozitii finale 

11.1. Prin derogare, pentru Incubatoarele ce vor fi infiintate in mediul rural, numarul firmelor incubate poate fi mai mic decat cel prevazut la punctul 7.7. 

12. Confidentialitate

12.1. Documentele justificative depuse de catre solicitanti in cadrul Programului sunt confidentiale, membrii UPSEC avand obligatia de a nu dezvalui informatii mentionate in acestea catre terte persoane, cu exceptia cazului in care informatiile sunt furnizate organelor abilitate ale statului, in exercitarea atributiilor ce le revin.

12.2. Departamentul pentru IMM, Mediul de Afaceri si Turism si OTIMMC sunt autorizate sa publice, in orice forma si mediu, incluzand internetul, informatiile referitoare la numele beneficiarului, suma si/sau scopul AFN acordate, asezarea geografica a proiectului (localitatea si judetul).

13. Monitorizarea si controlul beneficiarilor programului si recuperarea AFN

13.1.  Monitorizarea si controlul beneficiarilor programului se va face de catre UMCR din cadrul OTIMMC pe baza procedurii operationale de monitorizare si control a programului, aprobata de directia care gestioneaza programul.

13.2. Reprezentantii OTIMMC au dreptul sa verifice anuntat/inopinat atat la sediul operatorilor economici, cat si la cel al furnizorilor veridicitatea si conformitatea declaratiilor, activitatilor si cheltuielilor facute in cadrul Programului. Beneficiarul AFN trebuie sa accepte si sa faciliteze controlul reprezentantului  OTIMMC asupra utilizarii AFN acordate prin Program.

13.3. In cazul in care in urma controalelor efectuate de reprezentantii OTIMMC sau la sesizarea organelor de control abilitate ale statului se constata ca beneficiarii au facut declaratii incomplete si/sau neconforme cu realitatea pentru a obtine AFN, au schimbat destinatia AFN, sau se constata ca nu au fost indeplinite conditiile prevazute in contract si prezenta procedura, UMCR va instiinta si va propune sefului OTIMMC recuperarea totala sau partiala a AFN si va anunta Ministerul Economiei ca a fost declansata recuperarea ajutorului de minimis.

13.4. Beneficiarii AFN au obligatia de a raporta efectele participarii la Program catre UMCR din cadrul OTIMMC pe o perioada de 3 ani incepand cu anul urmator acordarii AFN, prin completarea si transmiterea prin posta/ e-mail/fax  a formularului de raportare tehnica prevazut in anexa nr. 10 la prezenta procedura. Perioada de transmitere a formularului de raportare tehnica este 1 - 30 aprilie a anului urmator expirarii exercitiului financiar de referinta.

In cazul neindeplinirii acestei prevederi, operatorul economic nu va mai putea beneficia de niciunul dintre programele de finantare derulate de catre Departamentul pentru IMM, Mediul de Afaceri si Turism pentru o perioada de 3 ani. 

13.5. Verificarea pe teren se realizeaza de catre UMCR din cadrul OTIMMC, cel putin o data pe an, timp de 3 ani, incepand cu anul urmator acordarii AFN. 

13.6. UMCR monitorizeaza indeplinirea indicatorilor stabiliti prin cererea de finantare pentru masurarea atingerii rezultatelor si obiectivelor proiectului.

13.7. Nerespectarea prevederilor actualei proceduri de catre beneficiarii de AFN duce la recuperarea ajutorului acordat

13.8. In situatia in care, pe durata derularii programului, beneficiarul ajunge in situatia de faliment, dizolvare sau insolventa se va proceda la recuperarea bunurilor achizitionate prin Program.

14. Precizari

Documentele originale depuse de catre beneficiari in vederea eliberarii AFN in cadrul Programului vor fi pastrate la sediul OTIMMC, la dispozitia operatorilor economici, in vederea ridicarii de catre acestia, pana cel tarziu la data de .................................

Prezenta procedura se aproba prin Ordin de Ministru si va fi publicata in Monitorul Oficial al Romaniei.

Sursa: http://www.aippimm.ro/