Una din patru companii nu dispune de un plan de stocare a emailurilor

Una din patru companii nu dispune de un plan de stocare a emailurilor companiiemailuriinformatiibaze de dateaccesmanagement

Companiile ar trebui sa pastreze emailurile profesionale si documentele care tin de activitatea lor timp de sase ani, in centre specializate, inainte de a le sterge, a declarat un expert in solutionarea disputelor informatice. Ian Birdsey de la Pinsent Masons, firma de avocatura din spatele Out-Law.com, a spus ca organizatiile ar trebui sa pastreze informatiile timp de minimum sase ani, pentru a se adresa cum se cuvine eventualelor dispute, legate de continutul acestora.
Cand doua companii se dau reciproc in judecata au dreptul de a solicita documente relevante de la cealalta parte, printr-un procedeu denumit "descoperire". Cand documentele sunt digitale, precum emailurile si continutul bazelor de date, procesul se numeste e-descoperire.

Birdsey a semnalat faptul ca multe companii nu stocheaza asemenea informatii si platesc sume importante, in incercarea disperata de a le recupera, pentru a se supune procedeului de e-discovery.

"In privinta retinerii documentelor, sase ani reprezinta un termen acceptabil, pentru un proiect IT, in conditiile in care executia proiectului in sine poate dura 3, 4, 5 sau 6 ani", a spus Birdsey. "Este preferabil, mai ales pentru companiile tehnologice, sa pastreze proiectul (datele) timp de cel putin sase ani, dupa care pot fi siguri ca nu va fi inaintata nicio reclamatie".

"Companiile care activeaza in jurul globului, cum ar fi cele de telecomunicatii, trebuie sa stie ca procedeul de pastrare a datelor este diferit in functie de tara respectiva. Avem nevoie de o politica universala, care sa fie valabila in toate statele lumii", a adaugat specialistul.

"Trebuie luate in seama si costurile recuperarii emailurilor, de multe ori foarte mari", a mai spus Birdsey. "Accesarea documentelor din backup-uri este o problema semnificativa. Exista situatii in care acele date sunt salvate pe casete, nu pe servere".

Compania de management al emailurilor Mimecast (care utilizeaza servere pentru backup-ul emailurilor) a publicat un nou studiu, in care arata ca politicile legate de emailuri ale marilor companii sunt "neclare si ineficiente". Mimecast a mai precizat ca antreprenorii s-ar putea expune, vrand-nevrand, la litigii si reclamatii, atat in privinta protectiei datelor, cat si a polului opus, respectiv accesul liber la informatie.

Una din patru companii nu dispune de un plan de stocare a emailurilor de serviciu!

Mimecast estimeaza ca 26% din companiile britanice "nu au o politica limpede in privinta salvarii emailurilor". Rezultatele se incadreaza intr-un studiu realizat in randul a 500 de manageri IT din Marea Britanie, SUA si Africa de Sud. In Anglia, doar 30% din companii stocheza emailurile timp de cel putin trei ani.

Mimecast a mai precizat ca "multe companii nu sunt increzatoare in abilitatea lor de a identifica in timp util emailurile referitoare la un anumit client" si "in medie, unei companii britanice i-ar trebui 12 zile pentru a identifica toate mesajele email legate de un potential litigiu".

Avocatul Andrew Shelling de la compania Pinsent Masons, care a fost parte in anumite procese de e-discovery, a declarat ca firmele ar trebui sa implementeze anumite politici, care sa ii oblige pe angajati sa stocheze datele personale in foldere separate de cele ale companiei. Astfel, specialistii IT vor putea diferentia emailurile profesionale - legate de anumiti clienti, de cele personale.