Ce fraze de incheiere trebuiesc evitate in mailurile profesionale ?

Nu stiu daca s-a calculat cate mailuri profesionale se trimit , in medie, zilnic in Romania. In Franta s-a facut acest calcul , de catre cabinetul Radicati, in 2010 : 33 mailuri.

Sunt mai multe zeci de ocazii, deci, sa te intrebi inainte de a face “click” pe “send” : am fost suficient de credibil si curtenitor pentru a primi un raspuns la mailul meu ?

Recent, newsletterul Brief.me cita pozitia radicala a unei jurnaliste americane, Rebecca Greenfield : este inutil sa inchei mailul strecurand la sfarsit o formula de politete, este bine sa -l trimiti fara a spune “la revedere”, ca intr-o convorbire americana instantanee.

Acest lucru este imposibil in Franta, spune consultanta Sylvie Azoulay- Bismuth. Trebuie pusa o formula de incheiere, la sfarsit-”Les 10 formules à éviter quand vous terminez un e-mail”, Angele Guicharnaud, 23.06.2015, L’OBS

Franta este tara culturii de “boudoir”, a politetii interesate si interesante. Aceasta cultura, formata pe timpul regalitatii, s-a fixat , prin multe relee, in habitusurile cotidiene ale francezilor de astazi.

Dupa parerea mea, pe ansamblu, cultura din Europa este diferita de cea americana, care mizeaza mult pe pragamatism . In Europa conteaza si forma, ambalajul cuvintelor. Aici, cum spunea Anton Pann in Povestea Vorbii , “vorba dulce mult aduce”.

Sylvie Azoulay-Bismuth precizeaza insa ca nu orice formula de incheiere a unui mail este buna. Iata, in consecinta, sfaturile sale.

10 lucruri care trebuiesc evitate

1. Frazele prea cavaleresti

De exemplu, fraze ca “ Va multumesc anticipat pentru raspunsul dumneavostra...” sau “Multumesc pentru trimiterea viitoare a devizului...” nu traduc o cerere ci un ordin. Trebuiesc privilegiate alte tipuri de raspunsuri : “Cu multumirile mele...”, “Va multumesc” sau, daca raspunsul soseste dupa mai multe schimburi de mailuri, un simplu “Multumesc “.

2. Formulele banale

“Ramanand la dispozitia dumneavoastra pentru orice informatie suplimentara, va asigur de...” este o fraza atat de predictibila incat nimeni nu o va citi

3. Frazele inutile

“Buna receptionare a mesajului...” nu aduce nimic nou . Nu mai traim pe vremea porumbeilor calatori. Astazi, sunt putine sanse ca un mesaj sa nu fie receptat pe mail. Nu trebuie consumat spatiul pentru a nu spune nimic, in fond.

4. Verbul “a spera”

“Sper sa am un raspuns la aceasta comanda...” nu este o fraza profesionista. Trebuie optat mai curand pentru formula “imi doresc...”.

5. Formulele negative

De exemplu “Nu ezitati sa ne contactati...”. Trebuie sa ne gandim la impactul pe care il poate avea o astfel de formula asupra celui ce-o citeste. Exista o negatie si un verb cu conotatie negativa. In mod inconstient cititorul va avea impresia ca nu aveti dointa de a-i raspunde. Acelasi efect are si formula “Nu vom avea lipsa de respect de a nu va intalni”.

Functioneaza bine formule ca “ Va informam ca ne puteti contacta” sau “Va invitam sa ne contactati”.

6. Abrevierile

De exemplu “SLT” pentru “salutari” . Abrevierile necurtenitoare pot fi primite rau de cititorii mesajelor. Sunt abrevieri ,in Franta, care merg intre prieteni. De exemplu “A+”, care inseamna “A plus” adica “la mai bine “.

Tot aici intra si mesajele care sadesc indoiala in cititor. De exemplu “ V-am fi recunoscatori pentru un raspuns facut de dumneavoastra cat mai curand cu putinta” lasa cititorul plin de indoieli : sa raspunda astazi, intr-o saptamana sau intr-o luna? Fraza trebuie inlocuita cu una de genul “ Va rugam sa trimiteti un raspuns, ideal pana in 23 .09.2017”.

7. Respectul “ipocrit”

O fraza de genul “Cu respect” pica foarte prost daca nu respecti persoana contactata, in fapt. De exemplu, daca as primi o scrisoare de la ANAF in care ma besteleste pentru ca nu am platit la timp o taxa, si daca ar termina scrisoarea cu formula “Cu respect”, aceasta ipocrizie m-ar determina sa-i injur in gand.

8. “Cu cordialitate” in toate sosurile

Formula “Cu cordialitate” este buna, dar trebuie folosita nuantat, in functie de context. Daca am relatii bune cu persoanele carora le trimit mailul sunt de preferat “ Salutari cordiale” sau “Un sincer bine”. Pentru un director este de folosit “Primiti sincerele mele salutari” sau, mai simplu, “Sincere salutari” .Trebuie renuntat la desuetul “Va rog sa agreati sincerele mele salutari”.

In general, formula de incheiere trebuie sa se potriveasca cu tonul folosit in mail. Daca nu sunteti multumit, folositi un simplu “Salutari distinse”.

9. Formulele bizare , extravagante

Nu trebuie sa folosesti formule de genul “ Salutari sportive” , “Salutari artistice”, “Salutari voioase”, “Salutari insorite” sau “Salutari electrice” daca esti de la ENEL. Nu toata lumea va fi in starea ta de spirit. Asta-l face pe cititor , in cel mai bun caz, sa rada, dar, in toate cazurile, sa-si piarda credibilitatea in tine.

10. Un dulap plin cu culori in loc de semnatura

Semnatura trebuie sa fie simpla. Pui numele, societatea pentru care lucrezi, functia si coordonatele de contact. Daca adaugi prea multe elemente, prea multe culori, semantura devine ilizibila.

Sunt sfaturi putine, majoritatea de bun simt, dar cu impact mare asupra ratei de raspuns la mailul profesional. Spor la mailuri .