Cum raspundeti la telefon

Cum raspundeti la telefon afacerifirmesfaturi

                                   Cum sa raspundeti la telefon

   Talentul caci este un talent in aceeasi masura in care este si o deprindere - de a raspunde la telefon este esential in afaceri. Telefonul ramane, inca, cel mai rapid mod de a interactiona personal, individualizat, uman cu clientul.

Iar modul in care raspundeti atunci cand suna telefonul fimei constituie prima impresie pe care clientul sau potentialul client si-o face asupra afacerilor dvs..

Urmatoarele sfaturi despre cum se raspunde corect la telefon, o data puse in practica, va vor asigura ca apelantii stiu ca au de a face cu afaceri de succes:

1. Raspundeti la fiecare apel inainte ca telefonul sa sune pentru a treia oara.

2. In momentul in care raspundeti la telefon, fiti cald(a) si entuziast(a). Vocea dvs., la capatul firului, reprezinta, uneori, prima impresie pe care apelantul si-o face despre firma.

3. Atunci cand raspundeti la telefon, rostiti un mesaj de intampinare plin de curtuoazie si identificati-va, atat pe dvs. cat si organizatia.

Spuneti, spre exemplu, "Buna dimineata firma X. Diana la telefon. Cu ce va pot ajuta?". Nimeni nu ar trebui sa mai aiba nevoie sa intrebe daca a nimerit bine.

4. Pronuntati cuvintele clar, pastrati un ton al vocii moderat si vorbiti rar atunci cand raspundeti la telefon, astfel incat apelantul sa va poata intelege cu usurinta.

5. Controlati-va limbajul. Nu folositi cuvinte argotice sau termeni de jargon.

In loc sa spuneti Ok sau Nicio problema, puteti sa spuneti, de exemplu, Cu siguranta, In regula sau Totul e in ordine.

In cazul in care sunteti o persoana care foloseste des in conversatie sunete precum ah, oh, hm, ihi, ori ticuri verbale, cum ar fi stiti dumneavoastra, nu-i asa?, i ntelegeti?, este bine sa va antrenati pentru a nu le folosi si in cazul unui dialog telefonic.

6. Antrenati-va vocea si pregatiti-va vocabularul astfel incat, atunci cand raspundeti la telefon, sa fiti pozitiv(a), chiar si in timpul unei zile cu mare incarcatura de stres si frustrare.

De exemplu, decat sa spuneti Nu stiu! mai bine spuneti: Lasati-ma sa aflu pentru dumneavoastra !

7. Notati mesajele transmise prin intermediul telefonului complet si cu acuratete.

Daca este ceva ce nu ati inteles, ori un cuvant mai putin familiar, cum se intampla deseori mai ales in cazul numelor, rugati apelantul sa il repete sau chiar sa il pronunte pe litere. Apoi, asigurati-va ca mesajul ajunge unde trebuie.

8. Raspundeti tuturor apelurilor telefonice pe care le primiti pe durata unei zile de munca.

Ganditi-va, ori de cate ori suna telefonul, ca s-ar putea ca la celalalt capat al firului sa se afle unul dintre cei mai importanti clienti, ori o persoana influenata din lumea de afaceri care intentioneaza sa va propuna o colaborare de succes in afaceri .

Nu merita sa riscati! Oricand se poate intampla ca cineva, chiar manat de cele mai bune intentii, sa renunte la a mai suna a doua oara.

9. Intrebati intotdeauna apelantul daca puteti sa ii puneti apelul pe "asteptare" si nu il lasati niciodata sa astepte prea mult.

Oferiti-le apelantilor informatii despre situatia apelului lor la fiecare jumatate de minut. Daca este posibil, le puteti oferi mai multe optiuni, precum: Linia este tot ocupata. Doriti sa mai asteptati sau preferati sa va apelam noi mai tarziu?.

10. Nu folositi "speaker"-ul telefonului decat daca este absolut necesar.

Speaker-ul ii lasa apelantului impresia ca nu va concentrati in totalitate asupra sa si il face sa se gandeasca la faptul ca discutia nu este privata. Singurul prilej in care este ok sa folositi speaker-ul este cel in care apelantul solicita, la celalalt capat al firului, mai mult de un partener de dialog.

11. In cazul in care folositi un mesaj de raspuns automat atunci cand va aflati in imposibilitatea de a ridica receptorul, asigurati-va ca ati inregistrat un mesaj profesionist, a carui functie este identica celei de la punctul 3. si care le ofera apelantilor informatii pertinente inainte de a prelua mesajul spre inregistrare.

Schimbati mesajul de intampinare ori de cate ori este nevoie.

De exemplu, daca angajatii au liber cu ocazia unor sarbatori, inlocuiti vechiul mesaj cu unul nou, prin intermediul caruia anuntati aceasta situatie, precum si data de la care veti relua lucrul.

12. Instruiti-i pe toti cei care raspund la telefon in numele firmei.

Verificati ce fel de raspuns primesc apelantii sunand la numerele de telefon ale organizatiei sau rugand pe altcineva sa o faca. Verificati daca apelurile sunt preluate si prelucrate cu profesionalism. Daca sesizati vreo neregula, intoarceti-va la aceasta lista de sfaturi impreuna cu persoana in cauza.

Mai multe articole despre acest subiect gasiti in sectiunea: Cum sa pornesti afaceri