Vizita de nivel inalt la sediul tau? Afla cum iti impresionezi musafirii

Pentru ca vizita sa aiba rezultatul pe care ti-l doresti, trebuie sa iti faci din timp un plan despre cum va decurge intalnirea, de la momentul sosirii oaspetilor pana la momentul in care va veti lua la revedere. Sunt cativa pasi esentiali de urmat, pe care ii vom detalia in cele ce urmeaza, astfel incat sa iti oferim un ghid pentru o intalnire de afaceri reusita.

Documentarea prealabila

Aduna din timp informatii despre persoana sau membrii delegatiei cu care te vei intalni. Informeaza-te si in privinta companiei pe care o reprezinta, a calitatii pe care o are in cadrul acestei companii si a planului de afaceri pe care urmeaza sa il discutati. Cunoscand cat mai multe date despre oaspetii tai, iti va fi mai usor sa ii impresionezi, iar discutiile vor avea un final fericit in ceea e te priveste.

Pregatirea materialelor pentru sedinta

Realizarea documentatiei este o alta etapa extrem de importanta, care trebuie facuta cu multa minutiozitate. Documentele trebuie sa fie corect redactate, tiparite pe o hartie de calitate si sa contina toate datele si informatiile necesare. Dosarele si mapele pe carele vei pune la dispozitia invitatilor mai pot contine diferite brosuri, tabele si alte materiale usor de parcurs.

Ar fi bine sa adaugi si o agenda si un pix sau stilou personalizate cu sigla firmei tale, pentru ca gestul este intotdeauna apreciat.

Protocolul

Nu poti concepe nicio intalnire de afaceri fara protocol, iar cu cat importanta vizitei este mai mare, cu atat trebuie pus mai mult accent pe acest aspect. Oaspetii trebuie sa fie impresionati inca de la sosire, iar acest lucru il poti face intampinandu-i personal. De asemenea, o buna impresia o va face si un covor rosu pe care oaspetii sa paseasca la intrarea in sediu.

De pe masa din sala de sedinte  nu trebuie sa lipseasca sticlele cu apa plata, apa minerala si cestile cu cafea. Acestora li se pot adauga diferite sucuri, ceai, si gustari. Pentru partea de protocol, poti apela cu incredere la serviciile lafantana.ro, care includ un portofoliu extins de produse din aceasta gama.

Daca vizita se intinde pe tot parcursul zilei, la orele pranzului veti face o pauza in cursul careia vei servi masa impreuna cu invitatii, astfel ca trebuie sa tii cont si de acest aspect. Poti sa apelezi in acest sens la serviciile unei firme de catering, sau iti poti invita oaspetii la un restaurant.  

Situatii neprevazute

Desi esti convins ca ai pregatit totul ca la cate, lucrurile pot lua o alta intorsatura ca urmare a aparitiei unor situatii neprevazute. Ia in calcul si aceasta varianta, anticipeaza ce ar putea sa nu mearga conform planului si stabileste solutii pentru a rezolva situatia.

Repetitia generala

Cand consideri ca totul a fost pus la punct si ai stabilit toate detaliile, fa o ultima verificare, organizand o simulare a evenimentului. Aceasta trebuie sa fie o repetitie generala, la care sa participe tot personalul implicat in organizarea vizitei. Cu aceeasi ocazie exerseaza o data in plus prezentarea materialelor si asigura-te ca toate documentele sunt in ordine.

Abordarea partenerului de discutie

In timpul intalnirii, dupa ce ti-ai intampinat oaspetii cu multa ospitalitate, pastreaza-ti o atitudine deschisa, cordiala. Nu incerca sa eviti raspunsurile la intrebarile care te pun oarecum in dificultate si incearca sa nu te pierzi in detalii. Interlocutorii iti vor observa ezitarea, iar daca vei insira zeci de amanunte mai putin semnificative, le vei pierde interesul.

De asemenea, trebuie sa adresezi interlocutorilor toate intrebarile care te intereseaza. Incearca sa pastrezi un echilibru al discutiei, avand grija sa nu vorbesti mai mult decat partenerii de discutie, dar nici sa ii lasi doar pe ei sa vorbeasca.

Urmand acesti pasi, vei avea toate sansele ca vizita la sediul firmei tale sa fie una reusita, iar peste doar cateva zile vei semna cu partenerul sau clientul contractul mult dorit.