Ghidul angajatorului. Sunteti pregatit pentru controlul ITM? Inspectorii va pot cere nu mai putin de 132 de documente!

Ghidul angajatorului. Sunteti pregatit pentru controlul ITM? Inspectorii va pot cere nu mai putin de 132 de documente! ghidul angajatoruluicontroale itmitm

Potrivit Legii nr. 108/1999 privind infiintarea si organizarea Inspectiei Muncii, in cazul unui control sunteti obligat sa puneti la dispozitia inspectorilor,  in termenul stabilit de acestia, documentele si informatiile solicitate, necesare controlului ori cercetarii evenimentelor. Nerespectarea acestei obligatii constituie contraventie si se sanctioneaza cu amenda de la 5.000 lei la 10.000 lei. Dar ce fel de documente poate solicita ITM-ul? Atentie, urmeaza o lista impresionanta!

In primul rand, inspectorii va pot solicita documente generale despre firma, cum ar fi:

1. registrul unic de control;
2. actele constitutive ale societatii: contract de societate, statutul societatii, certificatul de inmatriculare la registrul comertului, cu anexele sale, actele aditionale de modificare si completare a actelor constitutive;
3. dupa caz, procura notariala de imputernicire pentru reprezentantul angajatorului.

Apoi, pot fi solicitate documente privind relatiile de munca, precum si privind sanatatea si securitatea in munca. Iata-le mai jos, grupate in functie de actul normativ care le reglementeaza.

1. Documente privind relatiile de munca

a) Legea nr. 53/2003 – Codul muncii:
4. contractele individuale de munca;
5. copie a contractului individual de munca, pastrata la locul in care salariatul isi desfasoara activitatea, situat in perimetrul asigurat de angajator, persoana fizica sau juridica, la sediul principal sau la sucursale, reprezentante, agentii sau puncte de lucru care apartin acestuia, pe suport hartie sau pe suport electronic. Copia se pastreaza de catre persoana desemnata de angajator in acest scop, cu respectarea prevederilor privind confidentialitatea datelor cu caracter personal;
6. actele aditionale de modificare a: duratei contractului, locului muncii, felului muncii, conditiilor de munca, salariului, timpului de munca si a timpului de odihna;
7. deciziile emise de angajator – suspendarea si incetarea contractelor individuale de munca, majorarea salariului (cand aceasta situatie deriva dintr-un act normativ);
8. fisele de aptitudini care atesta faptul ca persoana in cauza este apta pentru prestarea acelei munci;
9. informarea ITM despre faptul ca unitatea utilizeaza frecvent munca de noapte (dupa caz);
10. programarea efectuarii concediului de odihna;
11. structura de personal a societatii/organigrama societatii;
12. regulamentul intern;
13. contractul colectiv de munca, unde este cazul;
14. foile colective de prezenta;
15. statele de plata a salariilor;
16. evidenta orelor de munca prestate zilnic de fiecare salariat, cu evidentierea orelor de incepere si de sfarsit ale programului de lucru (in conditiile art. 119 din Codul muncii);
17. evidenta orelor de munca prestate zilnic de fiecare salariat mobil, cu munca la domiciliu sau telesalariat, in conditiile stabilite cu salariatii prin acord scris, in functie de activitatea specifica desfasurata de catre acestia.

b) H.G. nr. 905/2017 privind registrul general de evidenta a salariatilor:
18. Registrul general de evidenta a salariatilor in format electronic;
19. Contractul de prestari servicii incheiat cu prestatorul in domeniul ReviSal, imputernicirea persoanei desemnate sa transmita datele ReviSal si inregistrarea la ITM a acestuia (dupa caz);
20. Dosarele de personal ale salariatilor.

c) O.U.G. nr. 96/2003 privind protectia maternitatii la locurile de munca:
21. actele prin care angajatorul a fost instiintat de salariata ca se afla intr-o situatie dintre cele avute in vedere de Ordonanta;
22. raportul privind evaluarea riscurilor pentru securitatea sau sanatatea salariatelor gravide, lauze sau care alapteaza si a repercusiunilor asupra sarcinii ori alaptarii;
23. adresa prin care a fost instiintat medicul de medicina a muncii si I.T.M. despre faptul ca o salariata se afla intr-una din situatiile avute in vedere de Ordonanta;
24. actele prin care, in urma recomandarilor efectuate de medicul de medicina a muncii, a fost modificat locul de munca al salariatei;
25. actele prin care medicul de medicina a muncii stabileste intervalul de timp la care este necesara schimbarea pozitiei de lucru, perioadele de activitate, respectiv durata perioadelor de repaus in pozitia sezanda sau pentru miscare;
26. foile colective de prezenta si statele de plata a salariilor din care sa rezulte reducerea normala a timpului de lucru, in baza recomandarii medicului de familie;
27. actele privind modificarea locului de munca al salariatelor gravide, lauze sau care alapteaza care desfasoara in mod curent munca cu caracter insalubru sau greu de suportat;
28. actele privind incetarea raporturilor de munca.

d) Legea nr. 202/2002 privind egalitatea de sanse si tratament:
29. modul de organizare al examenului sau concursului si selectia candidatilor pentru ocuparea posturilor din sectorul public sau privat;
30. incheierea, modificarea, executarea, suspendarea si incetarea raporturilor de munca sau de serviciu;
31. stabilirea sau modificarea atributiilor din fisa postului;
32. stabilirea remuneratiei;
33. beneficii, altele decat cele de natura salariala si masuri de protectie si asigurari sociale;
34. informarea si consilierea profesionala, programe de initiere, calificare, perfectionare, specializare si recalificare profesionala;
35. evaluarea performantelor individuale;
36. promovarea profesionala;
37. aplicarea masurilor disciplinare;
38. dreptul de aderare la sindicat si accesul la facilitatile acordate de acesta;
39. proba modului de exercitare a dreptului salariatei/salariatului revenite/revenit dupa concediul de maternitate, concediul de crestere a copilului, concediul de ingrijire a copilului cu dizabilitati sau a concediului paternal de la un program de reintegrare profesionala, de minimum 5 zile lucratoare.
40. alte conditii de prestare a muncii, avand in vedere relatiile de munca.

e) Legea nr. 448/2006 privind protectia si promovarea drepturilor persoanelor cu handicap:
41. contractele de munca incheiate cu persoanele cu handicap (cel putin 4% din numarul total de angajati, in cazul angajatorilor cu peste 50 de angajati) sau dovada platii lunare catre bugetul de stat a unei sume reprezentand salariul de baza minim brut pe tara inmultit cu numarul de locuri de munca in care nu au angajat persoane cu handicap, dupa caz;
42. in cazul autoritatilor si al institutiilor publice, dovada organizarii unor concursuri de angajare exclusiv pentru persoanele cu handicap, cu respectarea prevederilor legale in vigoare.

f) Legea nr. 156/2000 si Normele de aplicare a acesteia, aprobate prin H.G. nr. 384/2001, modificate prin H.G. nr. 723/2018 – privind protectia cetatenilor romani care lucreaza in strainatate:
43. actul constitutiv, din care sa reiasa obiectul de activitate;
44. contracte care contin oferte ferme de locuri de munca, incheiate cu persoane juridice, persoane fizice si organizatii patronale din strainatate;
45. acte doveditoare din care sa rezulte conditiile si modul in care se va desfasura activitatea de mediere;
46. dovada inregistrarii la inspectoratul teritorial de munca;
47. documente ale cetatenilor romani trimisi sa lucreze in strainatate;
48. inregistrarea Agentiei de plasare a fortei de munca la inspectoratul teritorial de munca in a carui raza teritoriala isi au sediul social si de a notifica infiintarea de sucursale, puncte de lucru ori alte sedii secundare inspectoratului teritorial de munca unde sunt inregistrati;
49. notificarea inspectoratul teritorial de munca privind intentia agentilor de plasare a fortei de munca, cu 5 zile lucratoare inainte de inceperea prestarii serviciilor de plasare.

g) Legea nr. 176/2018 privind internshipul:
50. contractele incheiate cu internii;
51. dovada inmanarii internului, anterior inceperii activitatii, a unui exemplar din contractul de internship;
52. registrul de evidenta a contractelor de internship, completat in ordinea incheierii contractelor de internship;
53. programele de lucru ale internilor si evidenta orelor lucrate de catre acestia;
54. proba activitatilor pe care sunt folositi internii.

2. Documente privind securitatea si sanatatea in munca

a) Organizarea activitatii de SSM:
55. certificat constatator – autorizarea de functionare in domeniul SSM pentru activitatile desfasurate;
56. Contractul colectiv de munca, ce contine: alegerea si numarul reprezentantilor lucratorilor cu raspunderi specifice in domeniul SSM (sau RI, ROF), stabilirea numarului de CSSM-uri din intreprinderile dispersate teritorial (sau RI, ROF), modalitatea de desemnare a reprezentantilor lucratorilor in CSSM (sau RI, ROF);
57. Regulamentul intern, ce contine: activitatile de prevenire si protectie pentru efectuarea carora serviciul intern de prevenire si protectie are capacitate si mijloace adecvate (sau ROF), reguli privind instruirea si insotirea persoanelor aflate in intreprindere cu permisiunea angajatorului (sau ROF);
58. Organigrama, din care sa rezulte (dupa caz) organizarea, in subordinea directa a angajatorului, ca o structura distincta, a serviciului intern de prevenire si protectie;
59. Contractele individuale de munca, ce contin drepturile si obligatiile partilor privind securitatea si sanatatea in munca;
60. Fisele postului, ce contin: atributiile si raspunderile ce le revin lucratorilor in domeniul SSM, iar in cazul lucratorului desemnat;
61. Decizii ale angajatorului: decizie desemnare lucrator (lucratori/serviciu intern de prevenire si protectie) pentru a se ocupa de activitatile de protectie si prevenire a riscurilor profesionale, decizie de desemnare a membrilor CSSM;
62. Contract cu serviciul extern de prevenire si protectie (dupa caz), ce contine cel putin: activitatile de prevenire si protectie care vor fi desfasurate de catre serviciul extern de prevenire si protectie, modul de colaborare cu lucratorii desemnati/serviciul intern de prevenire si protectie si/sau cu alte servicii externe de prevenire si protectie, clauze privind solutionarea litigiilor aparute intre parti;
63. Diplome/certificate pentru lucrator desemnat: diploma studii postliceale tehnice si certificat de absolvire curs SSM de cel putin 80 de ore;
64. Diplome/certificate pentru conducator serviciu intern de prevenire si protectie: diploma studii superioare tehnice, certificat de absolvire curs postuniversitar de evaluare a riscurilor de cel putin 180 de ore si certificat de absolvire curs SSM de cel putin 80 de ore;
65. Documentele Comitetului de Sanatate si Securitate in Munca;
66. Actele de desemnare a lucratorilor responsabili PSI;
67. Fisele de identificare a factorilor de risc profesional, pentru medicul de medicina a muncii;
68. Fise de aptitudini eliberate de medicul de medicina a muncii;
69. Categorii de materiale igienico-sanitare acordate.

b) Instruirea lucratorilor in domeniul SSM:
70. Programe de instruire – testare pentru conducatorii locurilor de munca;
71. Programe de instruire – testare pentru lucratori;
72. Tematici de instruire pe faze, teste de verificare;
73. Instructiuni proprii privind instruirea in domeniul SSM;
74. Instructiuni proprii de securitate si sanatate in munca;
75. Instructiuni pentru a da lucratorilor posibilitatea sa opreasca lucrul si/sau sa paraseasca imediat locul de munca si sa se indrepte spre o zona sigura, in caz de pericol grav si iminent;
76. Fise de instruire individuala (pentru fiecare lucrator);
77. Fise de instruire colectiva (pentru lucratorii care presteaza servicii si pentru vizitatori);
78. Alte documente, dupa caz (ex: in situatia instruirii online);
79. Instruirea specifica a lucratorilor in caz de pericol grav si iminent.

c) Informari:
80. Informare servicii externe asupra factorilor cunoscuti ca au efecte sau sunt susceptibili de a avea efecte asupra securitatii si sanatatii lucratorilor;
81. Informare lucratori care sunt sau pot fi expusi unui pericol grav si iminent despre riscurile implicate de acest pericol, precum si despre masurile luate ori care trebuie sa fie luate pentru protectia lor;
82. Informarea conducatorilor locurilor de munca si lucratorilor care isi desfasoara activitatea in zonele cu risc ridicat si specific despre masurile stabilite in urma evaluarii riscurilor;
83. Informarea fiecarei persoane, anterior angajarii in munca, asupra riscurilor la care aceasta este expusa la locul de munca, precum si asupra masurilor de prevenire si de protectie necesare;
84. Informarea reprezentantilor lucratorilor privind riscurile pentru SSM, masurile si activitatile de prevenire si protectie si masurile de prim ajutor, stingerea incendiilor;
85. Informarea angajatorilor lucratorilor din intreprinderile exterioare privind riscurile pentru SSM, masurile si activitatile de prevenire si protectie si masurile de prim ajutor, stingerea incendiilor;
86. Informarea angajatorului cu privire la numarul si numele reprezentantilor lucratorilor cu raspunderi specifice in domeniul SSM;
87. Informarea de catre reprezentantii lucratorilor cu raspunderi specifice in domeniul SSM a autoritatilor competente asupra nerespectarii prevederilor legale in domeniu;
88. Informare privind componenta CSSM;
89. Informarea CSSM cu privire la evaluarea riscurilor pentru securitate si sanatate, masurile de prevenire si protectie atat la nivel de unitate, cat si la nivel de loc de munca si tipuri de posturi de lucru, masurile de prim ajutor, de prevenire si stingere a incendiilor si evacuare a lucratorilor;
90. Informarea CSSM de catre angajator privind punctul sau de vedere sau, daca este cazul, al medicului de medicina a muncii, serviciului intern sau extern de prevenire si protectie, asupra plangerilor lucratorilor privind conditiile de munca si modul in care serviciul intern sau extern de prevenire si protectie isi indeplineste atributiile;
91. Informarea lucratorilor in legatura cu rezultatele proprii ale supravegherii sanatatii lor.

d) Evidente si rapoarte:
92. Evidenta accidentelor de munca ce au ca urmare incapacitate temporara de munca mai mare de 3 zile de lucru, a accidentelor usoare, a bolilor profesionale, a incidentelor periculoase, precum si a accidentelor de munca;
93. Evidenta zonelor cu risc ridicat si specific;
94. Evidenta zonelor care necesita semnalizare de securitate si sanatate in munca, stabilirea tipului de semnalizare necesar si amplasarea;
95. Evidenta meseriilor si a profesiilor prevazute de legislatia specifica, pentru care este necesara autorizarea exercitarii;
96. Evidenta posturilor de lucru care necesita examene medicale suplimentare;
97. Evidenta posturilor de lucru care, la recomandarea medicului de medicina a muncii, necesita testarea aptitudinilor si/sau control psihologic periodic;
98. Evidenta monitorizarii functionarii sistemelor si dispozitivelor de protectie, a aparaturii de masura si control, precum si a instalatiilor de ventilare sau a altor instalatii pentru controlul noxelor in mediul de munca;
99. Evidenta verificarii starii de functionare a sistemelor de alarmare, avertizare, semnalizare de urgenta, precum si a sistemelor de siguranta;
100. Evidenta informarilor angajatorului asupra deficientelor constatate in timpul controalelor efectuate la locul de munca si propunerea de masuri de prevenire si protectie;
101. Evidenta echipamentelor de munca si urmarirea ca verificarile periodice si, daca este cazul, incercarile periodice ale echipamentelor de munca sa fie efectuate de persoane competente, conform prevederilor H.G. nr. 1.146/2006;
102. Evidenta echipamentelor individuale de protectie necesare pentru posturile de lucru din intreprindere si intocmirea necesarului de dotare a lucratorilor cu echipament individual de protectie, conform prevederilor H.G. nr. 1.048/2006;
103. Evidenta urmaririi intretinerii, manipularii si depozitarii adecvate a echipamentelor individuale de protectie si a inlocuirii lor la termenele stabilite, precum si in celelalte situatii prevazute de H.G. nr. 1.048/2006;
104. Evidenta urmaririi realizarii masurilor dispuse de catre inspectorii de munca, cu prilejul vizitelor de control si al cercetarii evenimentelor;
105. Rapoarte pentru autoritatile competente privind accidentele de munca;
106. Raport pentru CSSM care cuprinde situatia securitatii si sanatatii in munca, actiunile care au fost intreprinse si eficienta acestora in anul incheiat, precum si propunerile pentru planul de prevenire si protectie ce se vor realiza in anul urmator (transmis ulterior ITM).

e) Documente referitoare la accidente de munca:
107. Proces-verbal pentru modificarea starii de fapt rezultate din producerea unui eveniment, dupa caz;
108. Decizie de numire a comisiei de cercetare a evenimentului care produce incapacitate temporara de munca;
109. Proces-verbal privind rezultatul cercetarii evenimentului;
110. Dosar de cercetare a evenimentului;
111. FIAM;
112. Registrul unic de evidenta a accidentatilor in munca;
113. Registrul unic de evidenta a incidentelor periculoase;
114. Registrul unic de evidenta a accidentelor usoare;
115. Registrul unic de evidenta a accidentatilor in munca ce au ca urmare incapacitate de munca mai mare de 3 zile de lucru.

f) Documente evaluare si prevenire riscuri:
116. Documente privind proiectarea activitatii desfasurate: proiectare constructii, echipamente de munca, tehnologii de fabricatie;
117. Document privind evaluarea riscurilor pentru securitatea si sanatatea in munca, inclusiv pentru acele grupuri sensibile la riscuri specifice;
118. Plan de prevenire si protectie;
119. Plan de actiune in caz de pericol grav si iminent;
120. Dovada masurilor luate pentru protectia impotriva electrocutarii (verificare impamantare PRAM);
121. Determinari de noxe;
122. Documente pentru echipamentele de munca utilizate;
123. Documente in cazul echipamentelor individuale de protectie;
124. Documente in cazul manipularii manuale a maselor;
125. Documente specifice in cazul santierelor de constructii;
126. Documente in cazul expunerii la agenti chimici;
127. Documente in cazul expunerii la agenti cancerigeni sau mutageni;
128. Documente in cazul expunerii la azbest;
129. Documente in cazul expunerii la agenti biologici;
130. Documente in cazul expunerii la vibratii;
131. Documente in cazul expunerii la zgomot;
132. Documente in cazul existentei atmosferelor explozive.

Citeste si: Care este principala cauza ce determina intrarea unei companii in insolventa?
Sursa foto: www.pexels.com