Cum sa va calculati si analizati costurile firmei prin metoda ABC

Cum sa va calculati si analizati costurile firmei prin metoda ABC managementfinanciarcontabilitate

O metoda moderna de management care permite unei companii sa inteleaga mai clar in ce mod si pe ce activitate ori produs realizeaza profit este ABC (Activity Based Costing sau Analiza costurilor pe activitati). Principiul care sta la baza acestei metode este repartizarea mai fina a cheltuielilor pe purtator. Cu alte cuvinte, in ABC, toate activitatile specifice realizarii unui produs sau serviciu sunt identificate, iar cheltuielile aferente realizarii lor sunt calculate cu o mai mare acuratete decat in metodele traditionale de contabilitate.

Analiza situatiei existente

O situatie tipica intr-o firma mica de productie presupune existenta unor produse sau servicii bune din punct de vedere tehnic si livrate la timp. Clientii sunt satisfacuti, iar productivitatea este in jur de sau peste media ramurii. Cu toate acestea, dupa o dezvoltare mare in primii ani de functionare, profitabilitatea ajunge la un nivel inacceptabil.

Realitatea este ca nimeni nu stie sigur ce produse aduc si ce produse cheltuiesc bani. Pentru a determina "adevaratul" cost aveti nevoie de un nou sistem de calculatie.

Strategia de reducere a costurilor

Punctul de pornire in conturarea metodei ABC il reprezinta cercetarile realizate de General Electric care au demonstrat ca majoritatea cheltuielilor indirecte isi au originea inca din faza de conceptie a produsului. In perioada 70-80, cercetatorii americani (Cooper, Kaplan, Porter si Miller) si francezii (Mevellec, Lebas, Lorino) au dezvoltat metoda ABC in versiunea ei actuala, numind-o "o solutie rationala de repartizare a consumurilor pe: produse, operatiuni, canale de distributie, zone de desfacere".

Conceptul metodei porneste de la ideea ca nu produsele sunt cele care consuma resurse, ci activitatile. Dupa aparitia contabilitatii pe activitati, s-a descoperit ca metodologia calculatiei traditionale a cheltuielilor poate crea diferente semnificative in costurile produselor finale. Acestea vin, spun specialistii, din maniera de alocare a cheltuielilor, practicata de contabilitatea traditionala. Diferenta in repartizarea costurilor poate obtura pretul final al iesirilor si, de asemenea, poate conduce la decizii eronate de management, mai spun promotorii acestei metodologii aplicate astazi in special de marile companii atente la orice posibilitate de reducere si control al costurilor.

Schema de repartizare a cheltuielilor conform metodologiei ABC

Exemplul comparativ de determinare a costurilor ia in calcul productia unei intreprinderi care realizeaza doua produse: A si B. Mai jos sunt prezentate productia, pretul de vanzare si costurile intreprinderii.

                    Productia medie  Pret de vanzare unitar     Cost unitar
Produs A:       200 unitati                     125 euro                      110 euro
Produs B:       800 unitati                       18 euro                        20 euro

Managementul companiei este preocupat de costul produsului B, care depaseste valoarea pretului mediu al pietei, ceea ce il face necompetitiv.

Inainte de luarea deciziei finale, a fost formulata o cerere de analiza mai detaliata, utilizand metodologia mai noua a sistemului ABC pentru determinarea costurilor si de comparare a rezultatelor obtinute cu cele date de metodele traditionale.

In acest sens, au fost colectate urmatoarele informatii suplimentare:

Costuri directe:
Produs A: 100 euro pe unitate
Produs B: 10 euro pe unitate

Cheltuieli generale: Departament "Aprovizionare": Numar comenzi 10.000, Cost anual comenzi: 10.000 euro

Comenzi necesare unei unitati de produs A: 30
Comenzi necesare unei unitati de produs B: 5

Exemplu de repartizare a costurilor

Metodele traditionale de calculatie
Total cheltuieli generale / total productie = valoare cheltuieli pe unitate de produs
10.000 euro / 1.000 euro = 10 euro
Demers ABC
Cost anual comenzi / numar comenzi = cost unitar pe comanda
10.000 euro/10.000 euro = 1 euro numar de comenzi pe produs (A sau B) x cost unitar pe comanda = total cost pe unitate de produs
Produs A: 30 x 1 euro = 30 euro
Produs B: 5 x 1 euro = 5 euro

Costul unitar total pe unitate de produs

Metodele traditionale de calculatie
Cost direct + cost indirect = cost unitar total
Produs A: 100 euro + 10 euro = 110 euro
Produs B: 10 euro + 10 euro = 20 euro
Demers ABC
Cost direct + cost indirect = cost unitar total
Produs A: 100 euro + 30 euro = 130 euro
Produs B: 10 euro + 5 euro = 15 euro

Analizand cele doua seturi de rezultate, managementul intreprinderii poate remarca diferenta dintre rezultatele oferite de cele doua abordari: ABC si sistemul intern utilizat.

                                  Produs A                        Produs B
Traditional                  110 euro                          20 euro
ABC                           130 euro                         15 euro
Diferenta                    +18%                             -25%

Cand costurile sunt repartizate asupra activitatilor desfasurate, produsul A este mai costisitor cu 18% decat se credea initial; cum pretul pietei este 125 euro, iar costul sau 130 euro, nu este competitiv.

Produsul B este competitiv si trebuie pastrat in portofoliul de produse fabricate de intreprindere (pret de vanzare: 18 euro; cost: 15 euro). Daca managementul companiei ar decide excluderea produsului B, asa cum se propusese initial, si, prin urmare, eliminarea costurilor generate de acesta, toata atentia s-ar indrepta asupra costurilor produsului A, ramas in fabricatie. S-a observat ca departamentul "Aprovizionare" nu ar fi putut reduce repede costurile, asa cum ar fi considerat managementul societatii.

Pretul pentru produsul A s-ar fi situat tot in jur de 130 euro, ceea ce l-ar fi facut imposibil de vandut. Daca managementul si-ar fonda alegerea pe noua analiza oferita prin sistemul ABC, atunci produsul A ar trebui sa fie eliminat.

Odata luata aceasta decizie, rezultatele n-ar intarzia sa se faca simtite. Acest exemplu simplificat demonstreaza ca metodele traditionale de repartizare a cheltuielilor generale direct asupra produselor finale pot conduce la exagerarea sau minimizarea adevaratelor valori ale costurilor inregistrate atunci cand se analizeaza modul intern de formare a costurilor.

Chiar daca exemplul a fost simplificat in scop demonstrativ, el constituie fara indoiala o reprezentare precisa a modului in care un demers ABC repartizeaza mult mai corect costurile, cu mai putine alocari si repartizari arbitrare intalnite, de regula, la procedurile traditionale de determinare si gestiune a costurilor. Se poate concluziona ca determinarea pe baza de activitati a costurilor confera o mai mare acuratete costurilor produselor finale ale unei organizatii prin atribuirea cheltuielilor indirecte (generale) activitatilor desfasurate pentru producerea iesirilor respective decat prin alocare a acestor cheltuieli. (exemplu furnizat de lect. univ. drd. Liana Anica-Popa).

Avantajele sistemului:

- serveste deciziilor de management in special in ceea ce priveste alocarea resurselor;
- urmarirea costurilor pe fiecare activitate si asigurarea corectitudinii datelor privind aceste costuri;
- repartizarea optima a resurselor disponibile in cadrul firmei;
- cresterea eficientei in planificarea bugetata;
- administrarea costurilor indirecte de productie pe baza urmaririi lor, si nu pe baza repartizarii lor, ci conform relatiei cauza-efect;
- responsabilizarea decidentilor privind nivelul cheltuielilor, in special pentru activitatile de sustinere;
- stapanire mai buna a costurilor de lansare a produselor noi sau a celor referitoare la modificarile produselor existente.

Actionati ACUM!

Metoda ABC vizeaza, pe de o parte, calculul si analiza costurilor, iar pe de cealalta parte, poate fi privita ca un instrument de masura a performantelor intreprinderii.

De aceea, nu ezitati sa va consultati cu directorul financiar, respectiv contabilul-sef pentru a le solicita sa va ofere un raport asupra a ceea ce ar insemna implementarea metodei in compania dumneavoastra. Abia cand aveti in fata toate datele privind timpul de implementare si resursele pe care va trebui sa le alocati acestui efort puteti lua o decizie. Nu uitati, insa, ca gestiunea costurilor este o problema mereu in actualitate si tot mai multe companii recurg la solutii contabile complementare pentru a obtine maximum de eficienta pe piata.