Totul despre conferinta de presa

Totul despre conferinta de presa conferinta de presamass-mediajurnalismkit de presaevenimentjurnalistipresateleviziune

V-ati pus vreodata intrebarea cate conferinte de presa se organizeaza zilnic in Romania? Noi am fost curiosi si am intrebat o agentie de presa. Raspunsul este naucitor: pe intreg teritoriul tarii noastre se organizeaza peste 200 de conferinte de presa pe zi. inmultind doar cu sase zile importante din saptamana (de regula, sambata este o zi "moarta"), obtinem un frumos rezultat: 1200 de conferinte de presa pe saptamana.

Multiplicati dumneavoastra cu 45 de saptamani active pe an si veti vedea ca jurnalistii sunt destul de solicitati...

Cum sa-l fac pe ziaristul X sa vina la conferinta mea de presa? Cum sa atrag televiziunea Y sau cum sa fiu prezent pe postul de radio Z? intrebari care va macina atunci cind ganditi o strategie de comunicare cu presa. in cele ce urmeaza incercam sa va oferim cateva raspunsuri.

De ce este mai buna conferinta de presa decat comunicatul de presa?

Este o intrebare absolut legitima in conditiile in care un comunicat de presa presupune costuri minime, iar o conferinta de presa inseamna un efort financiar important. Oricat de convingator veti fi intr-un comunicat, este greu de crezut ca jurnalistii vor crede ceea ce nu... vad. in special, la lansarea unui nou produs (autoturism, soft, frigider), jurnalistii trebuie sa vada cu ochii lor noua inventie.

Comunicatul de presa nu poate reda fidel tot mesajul pe care doriti sa-l transmiteti, in vreme ce o conferinta de presa va aduce fata in fata cu cei ce pot contribui la dezvoltarea afacerii dumneavoastra.

Organizand o conferinta de presa evitati, in mare masura, comentarii ironice la final de articol: "Dar oare cine poate sa stie ce se ascunde, de fapt, in lansarea noului produs X al companiei Y?". Ziaristii vad peste tot scenarii, comploturi sau tentative de a insela piata. Adunandu-i intr-o sala si vorbindu-le pe intelesul lor ii puteti convinge. Iar la finalul conferintei de presa fiti sigur ca ati mai facut un pas spre deplina recunoastere a calitatii produsului sau serviciului dumneavoastra.

Cand se organizeaza conferinta de presa?

Analistii considera ca ziua ideala pentru organizarea unei conferinte de presa este martea sau miercurea, in jurul orei 10,30. Iata si explicatia: Dupa un week-end agitat, lunea este o zi plina in orice redactie de ziar, radio sau post de televiziune. Joia si vinerea sunt dedicate, in general, divertismentului, asa ca martea si miercurea sunt zilele perfecte pentru a organiza un astfel de eveniment.

De ce ora 10,30 sau 11,00? Nu mai devreme pentru ca... ziaristii nu se trezesc pana in ora 9,00 / 9,30. Dar nici mai tarziu! Nu uitati ca jurnalistii ce participa la conferinta de presa trebuie sa mearga in redactie si sa scrie, sa realizeze banda sau sa faca montajul. si mai trebuie sa aiba timp sa se bata cu redactorul sef / editorul pentru ca stirea sa-si faca loc in paginile ziarului sau sa intre pe post.

in cazuri exceptionale. Atunci cand este vorba de un eveniment sportiv, social sau cultural ce are loc in week-end, puteti organiza conferinta de presa sambata sau duminica. Dat fiind evenimentul, jurnalistii vor fi interesati sa afle noutati. Aparitia si in Romania a editiilor de duminica ofera o oportunitate in plus de a fi prezent in paginile ziarelor. Chiar daca aceste editii au, de regula, caracter magazinistic.

OK. Organizam conferinta! Dar unde?...

Daca pana acum am vorbit despre conferinta de presa fara a ne privi portofelul, ei bine, acum este momentul sa facem acest lucru.

Organizarea unei conferinte de presa presupune alegerea unui sediu. Iar inchirierea unui sediu costa!

Aveti doua alternative:

- utilizarea unei locatii speciale, obisnuita pentru asemenea evenimente
- folosirea propriului sediu, cu avantajele si dezavantajele de rigoare.

O sala de conferinte a unui hotel sau restaurant, o sala de teatru sau chiar un amfiteatru sunt locuri ideale pentru a pune in scena o intalnire cu jurnalistii. Cu preturi de inchiriere pornind de la 20 USD pana la 1000 USD pe ora, aceste locatii vor produce o gaura importanta in bugetul dumneavoastra.

Daca adaugati aici si o tratatie minima (cafea, apa minerala, fursecuri), veti vedea ca suma finala va contine cam multe zerouri. Aveti insa marele avantaj de a vorbi cu mass-media intr-un loc propice, cunoscut de catre toti invitatii. Iar jurnalistii vor aprecia acest lucru.

A doua varianta, cea ieftina, inseamna utilizarea propriului sediu. Doua sunt avantajele ce se desprind din start:
- ii aduceti pe jurnalisti in "barlogul" dumneavoastra si faceti importante economii,
- puteti oricand sa faceti un tur al companiei cu jurnalistii interesati - un beneficiu important.

Pentru o firma la inceput de drum, cu resurse limitate, propunem a doua varianta. Acordandu-se o atentie sporita organizarii, se pot obtine rezultate comparabile cu alegerea primei variante.

...si cu cine?

in primul rand, la o conferinta de presa trebuie sa invitati... ziaristii! Nu radeti, sunt numeroase cazurile in care totul era perfect pregatit, invitatii si staff-ul erau pe pozitii, dar lipseau gazetarii. Pe langa doza imensa de penibil, imaginati-va care vor fi rezultatele practice ale unei asemenea intamplari. Nu uitati sa transmiteti din timp invitatiile catre presa si sa confirmati individual participarea jurnalistilor.

in al doilea rand, invitati o personalitate marcanta care sa vorbeasca despre produsul / serviciul sau evenimentul pe care-l oferiti / produceti. Un secretar de stat sau chiar un ministru, un academician, un reputat profesor universitar va da greutate discursurilor si mesajului astfel incat jurnalistii vor intelege ca este vorba de ceva extrem de serios.

Pentru ca actiunea sa fie o reusita deplina, va recomandam sa angajati un moderator profesionist. El va sti cand si cum trebuie sa intervina in discutiile dintre dumneavoastra si mass-media.

Asa cum proverbul spune ca nu exista paduri fara uscaturi, tot asa trebuie sa stiti ca si in presa exista o multime de gazetari care nu au foarte mare legatura cu mass-media. Impostorii cu legitimatii false sau gazetarii iesiti de mult la pensie va pot strica un eveniment in care ati investit enorm material si spiritual. Un agent de paza la intrare care sa verifice cu atentie invitatiile pe care le-ati transmis presei va scuteste de griji.

Dosarul (Kit-ul) de presa

O conferinta de presa dureaza, in medie, aproximativ 60 minute: 40 minute pentru expuneri si 20 minute pentru intrebari. Adaugati inca 20 minute pentru scurta gustare de la final.

Daca problema dezbatuta este delicata, este posibil ca actiunea sa se prelungeasca, uneori pana la doua-trei ore.

Dar pentru ca timpul este scurt si nu are rost sa-i plictisiti pe jurnalisti in cadrul conferintei de presa cu informatii considerate, poate, plictisitoare, va sugeram sa intocmiti un kit (dosar) de presa pe care sa-l inmanati, la sosire, reprezentantilor mass-media. Zece elemente compun acest kit:

1) desfasuratorul conferintei de presa (pe minute si vorbitori)
2) comunicatul (informatia) de presa
3) fotografii sugestive ale produsului si/sau serviciului
4) alocutiunile invitatilor dumneavoastra (jurnalistii pot cita exact in materialele lor interventiile invitatilor)
5) informatii suplimentare (context socio-politico-economic, detalii despre piata etc)
6) scurta istorie a "vietii" produsului/serviciului
7) mostre ale produsului (daca este cazul)
8) lista cu punctele de vanzare si cu distribuitorii produsului/serviciului
9) cifre realizate si previzionate (estimarea vanzarilor)
10) cadouri pentru jurnalisti, in functie de context.