Importanta politicilor, procedurilor si trainingului anti-coruptie pentru companiile din Romania

Importanta politicilor, procedurilor si trainingului anti-coruptie pentru companiile din Romania afaceriparteneri afaceririscuri afaceri

Companiile din Romania care lucreaza (sau intentioneaza sa lucreze) cu societati internationale trebuie sa fie constiente ca partenerii lor de afaceri pot fi afectati in alte tari de ceea ce pot face societatile din Romania (sau angajatii lor).
Romania - in ciuda actiunilor efectuate de catre DNA si alte agentii – nu are cea mai curata reputatie, in comparatie cu alte tari ale Uniunii Europene (de exemplu Danemarca). Ceea ce inseamna ca este posibil ca societatile straine sa fie foarte retinute in a lucra cu societati romane. Iar acest lucru se intampla mai ales atunci cand societatile functioneaza in sectoare considerate cu „risc ridicat”.

Romania s-a concentrat pe pedepsirea mitei si a coruptiei atunci cand sunt descoperite si, de asemenea, pune accent pe problemele care afecteaza bugetul de stat. Alte tari (cum ar fi Marea Britanie) pun un mai mare accent pe prevenirea coruptiei prin programe eficiente de conformitate. Acestea includ programe oficiale care incurajeaza auto-raportarea cazurilor de mita si coruptie, in schimbul unor pedepse mai mici.  Alte tari recunosc, de asemenea, ca mita si coruptia reprezinta probleme majore in sectorul privat, in special atunci cand societatile lor pierd oportunitati de afaceri in fata unor competitori din cauza coruptiei.

In calitatea sa de vice-presedinte al Camerei Britanice de Comert si de consultat al Ministerului de Justitie pentru elaborarea noii strategii anti-coruptie a Romaniei, Neil McGregor a subliniat importanta unei legislatii cat mai simple, clare, care sa defineasca cat mai bine ce inseamna "coruptia" si sa ofere directii apropos de ce anume este considerata "mita"

Iata cateva trucuri ce va pot ajuta sa va protejati eficient afacerea:

1. Cititi si revizuiti, dupa caz, politica si recomandarile de organizare privind anti-coruptia si etica in afaceri. Acopera acestea tot ce este relevant pentru afacerea dumneavoastra? Daca organizatia dumneavoastra nu are o politica si un set formal de recomandari referitor la anticoruptie si etica in afaceri, intocmiti si publicati o politica si un set formal de recomandari accesibile si comunicati-le personalului si partenerilor dumneavoastra de afaceri.

2. Verificati daca exista angajati noi (in special, manageri si administratori), parteneri noi de afaceri, precum si orice alte schimbari in managementul sau actionariatul oricaruia dintre partenerii dumneavoastra de afaceri in ultimul an. Asigurati-va (si obtineti dovezi) ca acestia sunt constienti si inteleg politica si setul dumneavoastra de recomandari privind anti-coruptia si etica in afaceri.

3. Daca contractele pe care le utilizeaza organizatia dumneavoastra includ clauze anti-coruptie, luati in calcul revizuirea acestora daca exista orice semn sau suspiciune ca au existat incalcari ale acestor clauze. Daca nu exista semne ca ar exista probleme, faceti o inregistrare formala a acestui lucru.

4. Faceti verificari regulate a registrului de cadouri de protocol, oferite si primite. Este actualizat si complet? Exista acolo ceva ce v-ar fi greu de explicat? Daca da, obtineti mai multe informatii despre cadoul sau serviciul respectiv si inregistrati ceea ce ati facut.

5. Asigurati-va ca detineti un raport de evaluare formala a riscurilor de coruptie in tarile si pe pietele in care functionati. Verificati in mod periodic daca este inca de actualitate sau daca este nevoie sa fie actualizat, daca angajatii dumneavoastra au raportat situatii ingrijoratoare si cum puteti dovedi ca acestia au inteles faptul ca dumneavoastra doriti sa fiti anuntat in cazul in care apar astfel de ingrijorari.

6. Daca raspundeti de probleme de conformitate in organizatia dumneavoastra, cu siguranta urmati un program de e-learning, cu intrebari online privind coruptia si etica profesionala. Nu fiti convins ca sunteti in sigurata; atentie mai ales daca biroul central al companiei utilizeaza acelasi format sau continut al chestionarului online pentru toate tarile in care isi desfasoara activitatea. Verificati (si obtineti dovezi) daca instruirea online este eficienta, daca personalul care a trecut chestionarul online a inteles cu adevarat mesajul si daca l-au luat in serios.

7. Recurgeti la consultanti profesionali externi pentru a analiza eficienta procedurilor dumneavoastra anti-mita si anti-coruptie.



Ce sa faceti atunci cand deja aveti o problema:

1. Nu o ignorati sperand ca va disparea. Acest lucru nu se va intampla!

2. Aflati toate detaliile; in acest sens utilizati avocati externi, pentru ca raportul lor va fi acoperit de privilegiul confidentialitatii avocat-client.

3. Daca problema este externa (o terta parte partenera, sau unul dintre angajatii lor, a dat sau a primit mita), verificati cu grija contractul cu aceasta terta parte. Include o clauza anti-coruptie? Veti continua sa lucrati cu ei?  Exista vreo masura pe care trebuie sa o luati?

4. Daca problema este interna (proprii angajati au dat sau au primit mita), verificati contractul acestora de munca si Regulamentul de ordine interioara. Cu siguranta angajatul responsabil va trebui concediat. Asigurati-va ca incetarea contractului se face in mod corect, cu respectarea procedurilor legale. Exista pierderi pe care le-au cauzat? Sunteti acoperiti de asigurare?

5. Luati in calcul modul in care puteti preveni reaparitia acestei probleme si cautati orice alte puncte slabe ale sistemului. Intreprindeti masurile necesare pentru a preveni problemele in viitor.

6. Luati in calcul (avand consultanta juridica necesara) daca trebuie sa intreprindeti orice actiune (cum ar fi auto-denuntarea) pentru a atenua orice risc legal pe care problema l-a creat.

Sursa: McGregor&Partners